Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Najpopularniejszą formą prowadzenia księgowości wśród małych podatników, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub liniowo, jest księga przychodów i rozchodów. W KPiR ujęte muszą zostać wszystkie przychody oraz koszty, które wiążą się z przedmiotem działalności i zostały poniesione lub otrzymane w okresie prowadzenia księgi. Na podstawie informacji zawartych w księdze przychodów i rozchodów oblicza się wysokość zobowiązania podatkowego. Co więc powinno znaleźć się w księdze przychodów i rozchodów oraz jak ją prawidłowo prowadzić?

Kiedy wymagana jest księga przychodów i rozchodów?

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy wszystkich podatników, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub liniowo. Ponadto KPiR mogą prowadzić te podmioty, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły kwoty 2 000 000 euro w walucie polskiej przeliczonej po kursie NBP z pierwszego, roboczego dnia października tego roku. W niektórych przypadkach przedsiębiorca może zostać zwolniony z tego obowiązku. Do wyjątkowych sytuacji należy choroba podatnika, jego zaawansowany wiek i wielkość przedsiębiorstwa. Aby jednak nie musieć prowadzić księgi przychodów i rozchodów, należy złożyć wniosek w urzędzie skarbowym 30 dni przed miesiącem, od którego chce się zrezygnować z prowadzenia KPiR. Warto zaznaczyć, że przedsiębiorca nie musi osobiście prowadzić księgi przychodów i rozchodów. Często podatnicy korzystają z usług profesjonalnych biur rachunkowych, takich jak biuro rachunkowe Ibis z Wrocławia, w zakresie prowadzenia księgowości.

W jaki sposób powinna być prowadzona księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów musi być założona w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jeśli jednak firma już istnieje, a zmieniana jest jedynie forma opodatkowania, prowadzenie KPiR rozpoczyna się od 1 stycznia nowego roku podatkowego. Decyzję o zmianie sposobu opodatkowania należy jednak zgłosić do urzędu skarbowego do 20 stycznia. Księga przychodów i rozchodów może być także prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Co do zasady, KPiR powinna być tworzona w sposób rzetelny, jasny i przejrzysty. Każdy przychód i każdy rozchód powinien być ujmowany w księdze w momencie jego uzyskania lub poniesienia. Przyjmuje się, że księga przychodów i rozchodów musi być zestawiana w formie tabelarycznej z podziałem na poszczególne kolumny dotyczące zarówno przychodów, jak i rozchodów. Księgowanie powinno natomiast odbywać się na podstawie posiadanych dokumentów, poprzez ich prawidłowe ujęcie w odpowiednich pozycjach tabeli. Na koniec miesiąca dokonuje się podsumowania każdej kolumny z osobna. Następnie na podstawie umieszczonych w księdze przychodów i rozchodów danych wylicza się wysokość zobowiązania podatkowego.