Na co zwrócić uwagę organizując event ?

Z tym pozornie prostym zadaniem przychodzi się zmierzyć kiedy w naszej firmie, urzędzie czy instytucji zachodzi potrzeba zrealizowania imprezy. Z tego prostego pytania – po chwili zastanowienia – rodzi się kilkanaście innych pytań.

Aby szukać na nie odpowiedzi postanawiam poszukać w internecie firm, które realizują takie przedsięwzięcia na co dzień. Po całym dniu wertowania stron postanawiamy umówić się na spotkanie z szefostwem - poleconej nam przez zaufane osoby – Śląskiej Agencji Koncertowej Sp. Z o.o. To firma z prawie dwudziestoletnim doświadczeniem w branży koncertowej i eventowej. Informacje, jakie zasięgamy przed spotkaniem na temat naszych rozmówców nie pozostawiają wątpliwości. Doświadczeniu tych ludzi zaufało już wielu organizatorów i dlatego my również chcemy z tego doświadczenia skorzystać. Od razu na początku spotkania pada nasze pytanie:

Na co zwrócić uwagę organizując event ?

Chwila zastanowienia ze strony fachowców i zanurzamy się w świat ogromnych możliwości, wielu zagrożeń i receptach na udany event. Temat, który chcemy podjąć okazuje się być dobrym materiałem do napisania podręcznika, dlatego w naszym artykule postanawiamy skupić się na pierwszej części – wyborze miejsca przeprowadzenia eventu firmowego. Informacje padają od obydwu naszych rozmówców. W pierwszym etapie przygotowania nie są ważne powody, dla których nasz event organizujemy. W pierwszej kolejności ważne jest określenie czy organizator dysponuje swoim lokalem lub miejscem do przeprowadzenia imprezy? Ważna jest pora roku. W okresie letnim możemy imprezę usytuować częściowo w plenerze, a budując proste hale namiotowe zapewnić osłonę przed upałem lub przelotnymi deszczami. Jednak w sezonie zimowym hala musi spełniać większe wymagania.

Dzisiejsza hala namiotowa – jak mówi właściciel Śląskiej Agencji Koncertowej – pozwala na takie jej takie zaaranżowanie, że gość, uczestnik eventu odnosi wrażenie przebywania w eleganckiej sali bankietowej. Drewniana podłoga, dywany, nagrzewnice ciepłego powietrza, żyrandole, wydzielone miejsce na eleganckie szatnie, czyste toalety, klimatyzacja i często więcej niż oferuje luksusowy hotel. Zbudowanie w hali sceny o wymiarach pozwalających na zrealizowanie profesjonalnego koncertu gwiazdy estradowej także nie należy do wyjątkowo trudnych wyzwań.

Wielkość sali

Z naszej strony pada pytanie o wielkość takiej hali – odpowiedz nieco zaskakuje. Jak mówią nasi rozmówcy powierzchnia hali może sięgać nawet do kilku tysięcy metrów kwadratowych, a ogranicza je tylko potrzeba organizatora, natomiast wysokość hali to od 2,5 metra do 7 metrów wysokości. Hala namiotowa jest rozwiązaniem, które stosujemy przy braku możliwości lokalowych lub gdy okoliczne hotele, restauracje czy inne obiekty nie spełniają naszych oczekiwań. Jednak sama hala namiotowa nie jest rozwiązaniem, gdy nie dysponujemy odpowiednim terenem. Latem dostosowanie nawet trawiastej łąki nie jest problemem, ale już gdy na tej łące zalega śnieg przygotowanie terenu jest często nieekonomiczne. Założyć możemy, że nasz klient decyduje się na obiekt hotelowy z dużą salą. Dobry dojazd, parkingi, utwardzone wejście. W tymmomencie należy zadać pytania, które ukierunkują dalszy etap przygotowań:

• Dla kogo jest impreza?
• Czy są to pracownicy, których firma czy instytucja chce docenić ?
• Czy jest to spotkanie dla kluczowych kontrahentów ?
• Może jest to forma biesiady gdzie nasi pracownicy i zaproszeni kooperanci przyjdą z partnerami aby przy dobrym jedzeniu i muzyce dłużej się zabawić ?

We wszystkich tych przypadkach musimy zadbać o wykwintny catering. Dzisiaj, jak zwracają uwagę nasi specjaliści – nie ma półśrodków. Śląska Agencja Koncertowa bardzo wnikliwie sprawdza swoich podwykonawców w każdej dziedzinie – catering leży na szczycie uwagi. Ważne jest, aby goście mogli wygodnie usiąść przy stołach – elegancki catering to okrągłe stoły, zdobione obrusy i odpowiedniej jakości sztućce. Nie do przyjęcia jest zastawa kupiona w tanim markecie czy wyginające się widelce. Ważne jest odpowiednie zbudowanie lub zagospodarowanie miejsca centralnego np. sceny czy podwyższenia. Na nic się zdają ogromne wysiłki kucharzy i kelnerów kiedy podczas powitalnego przemówienia nikt nic wyraźnie nie usłyszy. Odpowiednie nagłośnienie szczególnie trudnych akustycznie obiektów to specjalność i oczko w głowie Śląskiej Agencji Koncertowej. Do pełnej oprawy potrzebne są dekoracje, odpowiednie oświetlenie, hostessy, ochrona, zaplecze medyczne i nie zapominajmy o delikatnej sprawie – czystych i wyposażonych łazienkach. Z naszej strony – dziennikarskiej - pojawia się pytanie , którym chcemy zakończyć dzisiejszą rozmowę :

Na co najrzadziej zwracają uwagę organizatorzy, a co może zdecydować o fiasku eventu czy wydarzenia?

Odpowiedz jaka pada od naszych gości zaskakuje prostotą! Tak, jest taka drobna rzecz, która jest lekceważona do ostatniego dnia przygotowań. Tym najważniejszym elementem jest prąd elektryczny. Możemy wymyślić przepiękne dekoracje, wyśmienity catering, zbudować konstrukcję sceniczną tak bogatą, że naszym gościom zapierać będzie oddech i możemy zaprosić największa gwiazdę sceny czy filmu – ale bez odpowiedniego przyłącza prądowego - niestety nic nie ruszy. Dlatego w naszej firmie dysponujemy agregatami prądotwórczymi, które pozwalają na zasilenie średniej wielkości fabryki przemysłowej. Po blisko godzinnym spotkaniu dziękujemy naszym specjalistom. Jesteśmy zaskoczeni, że na naszym terenie daleko od Warszawy czy Poznania ma swoją siedzibę tak duża i prężna firma eventowa. Zafascynowani tematem postanawiamy już w przyszłym tygodniu umówić się na kolejne spotkania ze szefostwem Śląskiej Agencji Koncertowej i poruszyć w naszych artykułach następne problemy tego nieskończenie wielkiego tematu, jakim jest zorganizowanie dobrego eventu lub plenerowego koncertu.