Jak prowadzić księgowość w jednoosobowej firmie?

Samozatrudnienie to dobry wybór dla osób, które chcą być niezależne, ale też szansa na wydostanie się z bezrobocia. Osoby prowadzące własną działalność stają przed wyborem czy przekazać prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie, czy zająć się tym samodzielnie. Ponieważ zatrudnienie księgowego lub zawarcie umowy z zewnętrznym biurem rachunkowym wiąże się z dodatkowymi kosztami, przedsiębiorcy w większości decydują się na samodzielne księgowanie.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – podstawowe formalności

W przypadku jednoosobowych firm, gdy dochód nie przekracza 1,2 mln euro rocznie, księgowość jest dużo prostsza i tańsza - jeśli przedsiębiorca spełnia ten warunek, może księgować swoją firmę w oparciu o uproszczone procedury prowadzenia księgowości. Wówczas samodzielne prowadzenie działalności nie musi być wcale tak trudne, jak się wydaje.

Pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać jest rejestracja firmy w CEIDG – Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Jest to również nasza pierwsza styczność z księgowością. Już we wniosku należy wskazać podmiot odpowiedzialny za prowadzenie księgowości rejestrowanej firmy. W przypadku gdy decydujemy się podjąć tego zadania samodzielnie, wystarczy zostawić pole dotyczące tego podmiotu puste.

Własna działalność a forma opodatkowania

Obowiązki księgowe zależą przede wszystkim od wybranej przez nas formy opodatkowania. Jest ona podyktowana tym, jaki rodzaj działalności prowadzimy (PKD – Polska Klasyfikacja Działalności). Istnieją następujące formy opodatkowania dla jednoosobowych działalności gospodarczych:

• Opodatkowanie na zasadach ogólnych – to najczęściej wybierana forma opodatkowania przez samozatrudnionych. Jest prowadzona w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów, a wysokość podatku dzieli się na dwie wysokości – 18% w przypadku dochodów nieprzekraczających 85 528 zł rocznie i 32% w przypadku przekroczenia tej kwoty. Można dodatkowo zmniejszać podatek o poniesione koszty, korzystać z ulg podatkowych bądź odliczyć kwotę wolną od podatku.
• Podatek liniowy – to forma opodatkowania charakteryzująca się stałą stawką podatkową. Wynosi ona 19% niezależnie od uzyskanych przychodów. Jest prowadzona na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – to forma opodatkowania dostępna wyłącznie dla wybranych rodzajów działalności, a wysokość zryczałtowanych stawek wynosi od 3% do 20% uzyskanych przychodów. Aby móc z niej skorzystać, nie można przekroczyć dochodu w wysokości 250 000 euro w poprzednim roku rozliczeniowym. Nie wymaga prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów i można skorzystać z ulg podatkowych.
• Karta podatkowa – to zryczałtowana forma opodatkowania, w której wysokość ryczałtu obliczana jest przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w oparciu o rodzaj wykonywanej działalności, wiek przedsiębiorcy czy ilość zatrudnionych osób. Nie wymaga prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów ani składania zeznań i deklaracji podatkowych.

Niezależnie od wybranej przez nas formy opodatkowania, można ją zmienić w każdym roku rozliczeniowym. Wystarczy poinformować Naczelnika Urzędu Skarbowego o chęci zmiany i nowo wybranej formie opodatkowania przed dniem 20 stycznia. Ponadto osoba rozliczająca się na uproszczonych zasadach, zobowiązana jest jeszcze do prowadzenia rejestrów VAT (jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT) oraz następujących ewidencji: środków trwałych oraz wartości niematerialnych (powyżej 3500 zł); wyposażenia (powyżej 1500 zł); przebiegu pojazdu (jeżeli do prowadzenia działalności wykorzystujemy prywatny samochód).

Program do prowadzenia księgowości i fakturowania

Samodzielne prowadzenie księgowości może być nie tylko trudne, ale i ryzykowne – w przypadku niedopatrzenia bądź błędu, można się narazić na dotkliwe konsekwencje finansowe, przed czym w istocie może nas ochronić profesjonalny księgowy. Jest jednak sposób, aby również samodzielnie się tych błędów ustrzec. Nieocenioną pomocą w samodzielnym księgowaniu jest odpowiedni program do księgowości. Należy pamiętać jedynie o skonfigurowaniu programu poprzez dodanie danych firmy, formie opodatkowania i okresie rozliczeniowym. Program będzie przechowywał dla nas wszystkie niezbędne dokumenty i bezbłędnie wyliczał wysokość podatków do odprowadzenia.

Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych przychodzi czas na fakturowanie. Istotne jest to, aby każda faktura, również ta osobno wprowadzana, została zaksięgowana w programie. To niezwykle ważne, ponieważ według ogólnej zasady dochód rozlicza się w dacie wykonania usługi czy dostarczenia towaru, nie później jednak niż data wystawienia lub płatności faktury. W przypadku niedopilnowania terminów wyznaczonych przez faktury trzeba będzie dokonać korekty i zapłacić ewentualne odsetki.

Najistotniejsza w księgowości jest rzetelność i terminowość. Po wprowadzeniu do systemu wszystkich przychodów i kosztów oraz wydrukowaniu Księgi Przychodów i Rozchodów należy rozliczyć się z danego miesiąca bądź kwartału. Takiej zapłaty można dokonać w dowolny dzień kalendarzowy poprzedzający terminy rozliczenia, które są następujące:

• opłacenie składki ZUS – do 10. dnia miesiąca,
• odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy – do 20. dnia miesiąca,
• odprowadzenie podatku VAT i złożenie deklaracji podatku VAT-7 – do 25. dnia miesiąca.

Czy samodzielne prowadzenie księgowości w jednoosobowej firmie się opłaca?

Samodzielne księgowanie własnej działalności wymaga podstawowej wiedzy i wcale nie musi być trudne. Choć można się tego nauczyć, należy się zastanowić, czy na pewno jesteśmy w stanie skrupulatnie i terminowo je prowadzić. Oprócz ogromnej odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenia z urzędami należy jeszcze być na bieżąco z przepisami prawa podatkowego, które stale się zmieniają.

W każdej chwili możemy skorzystać z pomocy biura księgowo-rachunkowego, co wcale nie musi być tak kosztowne jak zatrudnienie księgowego. Często wydaje nam się, że jesteśmy zmuszeni samodzielnie księgować własną firmę, aby uniknąć niebotycznych kosztów korzystania z usług zewnętrznego biura, podczas gdy cena za prowadzenie firmy zaczyna się od 150 do 200 zł. Takie biura jak QualityDot w Warszawie zapewniają kompleksowe usługi księgowe, profesjonalną obsługę, łącząc doradztwo księgowe, biznesowe i marketingowe oraz często oferują zniżkę w wysokości 30% dla nowo powstałych firm. Należy zastanowić się, czy odpowiedzialność i ryzyko, jakie niesie za sobą samodzielne księgowanie, a także stres z tym związany, są warte zatrzymania tych 200 zł w budżecie.