Oprogramowanie komputerowe niezbędne w każdej firmie

Prowadzenie firmy bez dostępu do komputera i internetu jest w obecnych czasach niemożliwe. Nawet instytucje państwowe przechodzą w rozliczenia online – z urzędem skarbowym i ZUS-em w większości przypadków przedsiębiorcy kontaktują się przez dedykowane do tego portale. Dostosowane do potrzeb oprogramowanie komputerowe jest więc niezbędne w każdej firmie – niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności.

Począwszy od najprostszych czynności, typu tworzenie dokumentów, aż po skomplikowane projekty, zarządzanie firmą i komunikację z kontrahentami – bez sprzętu komputerowego nie byłoby to możliwe. Aby wszystko działało jak należy, a komputer umożliwiał realizację wielu różnych czynności konieczne jest wyposażenie go w podstawowe lub bardziej zaawansowane rozwiązania: oprogramowanie systemowe, narzędzia ochraniające dane lub też aplikacje pomagające w codziennej pracy firmy.

Oprogramowanie systemowe lub środowisko serwerowe

Podstawowym oprogramowaniem, które w ogóle umożliwi jakąkolwiek pracę na komputerze jest system operacyjny. Rozwiązania są różne: od popularnego Windowsa, którego zna każdy po zaawansowane środowiska pracy niezbędne dla programistów. To podstawa, bez której żadne inne narzędzie nie będzie mogło działać. Pełna wersja pakietu wyposażona jest zazwyczaj w podstawowe aplikacje, niezbędne do tworzenia dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych lub odbierania i nadawania poczty e-mail. Może okazać się, że taki pakiet będzie wystarczający. Jeśli nie – można go bez problemu uzupełnić o dodatkowe funkcje.

Aplikacje stacji roboczych

Do codziennej pracy firmy niezbędne są również aplikacje umożliwiające tworzenie i otwieranie dokumentów i plików. W tym przypadku przyda się wspominany już pakiet Microsoft Office, możliwe jest zainstalowanie również darmowych programów oferujących podobne rozwiązania, na przykład LibreOFFICE lub Open Office. Do plików PDF niezbędny będzie Adobe, natomiast do tworzenia bardziej zaawansowanych projektów graficznych na przykład COREL. Najważniejsze, aby aplikacje były na bieżąco aktualizowane i były w najnowszej wersji – starsze mogą zostać pozbawione wsparcia ze strony producenta, a tym samym być narażone na nieprawidłową pracę.

Pomocny w codziennej pracy firmy może być również klient poczty, czyli aplikacja umożliwiająca odczytywanie i wysyłanie wiadomości mailowych. Dzięki temu maile oraz dane klientów będą doskonale pogrupowane.

Coraz większą popularnością cieszą się aplikacje udostępniane w formie usługi. Firma Microsoft od wielu lat rozwija produkt Office365, który oprócz standardowych aplikacji do edycji tekstu, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji czy zarządzania pocztą elektroniczną oraz kalendarzem daje użytkownikowi do dyspozycji bezpieczny dysk w usłudze chmurowej OneDrive oraz bezpieczny dostęp do aplikacji oraz swoich danych z każdego komputera lub urządzenia mobilnego podłączonego do sieci internetowej.

Atutem takiego rozwiązania jest również to że kupujemy dostęp do aplikacji oraz usług w formie subskrypcji miesięcznej lub rocznej, optymalizując tym samym koszty inwestycji w czasie. Niezmiernie ważnym jest fakt, że przez cały czas korzystania z usługi mamy zawsze dostęp do najnowszych i aktualnych wersji oprogramowania oraz możemy w sposób elastyczny dopasowywać ilość potrzebnych licencji dostępowych do faktycznych potrzeb użytkowników. Inni producenci oprogramowania również oferują dostęp do swoich produktów w formie subskrypcji (np. ADOBE czy AUTOCAD). Zachęcamy więc do kontaktu z konsultantami Grupa E, którzy mogą przedstawić konfiguracje aplikacji i usług skrojonych na miarę potrzeb w wygodnych programach subskrypcyjnych.

Księgowość i rozliczenia

W przypadku, kiedy firma samodzielnie obsługuje księgowość potrzebuje rozwiązań umożliwiających obsługę faktur i rozliczeń. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu możliwe będzie sprawdzanie stanów magazynowych, rozliczenia podatkowe, wystawianie faktur oraz naliczenia wynagrodzeń. Możliwe jest również zainstalowanie programu odpowiadającego za nadzór nad zakupami, sprzedażą i zamówieniami. Rozbudowane systemy sprzedażowe i rozliczeniowe sprawdzą się doskonale zwłaszcza w branżach, w których głównym rodzajem działalności jest sprzedaż – w innych przypadkach wystarczy prosty program do fakturowania.

Bezpieczeństwo danych – backup i ochrona antywirusowa

Niezbędnym oprogramowaniem jest również ochrona antywirusowa. Tu również istotne jest, aby program był na bieżąco aktualizowany i posiadał najnowszą bazę wirusów. Tylko dzięki temu unikniemy nieprzyjemnych niespodzianek w postaci zainfekowania komputera, a nawet kradzieży danych.

W przypadku pracy na dużej ilości informacji warto co jakiś czas wykonywać kopie zapasowe, które umożliwią szybkie wznowienie pracy w przypadku nagłej ich utraty. Dzięki temu nie będziemy musieli obawiać się utraty ważnych danych. Ich przywrócenie może być skomplikowane i długotrwałe. Program, który umożliwi szybkie i bezpieczne wykonanie kopii zapasowej pomoże nam odzyskać wszystkie stracone informacje w krótkim czasie.