Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?

Każdy przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów, niezależnie od osiąganych dochodów i rodzaju prowadzonej działalności, jest zobowiązany do ewidencjonowania środków trwałych wykorzystywanych do prowadzenia firmy. Obejmuje ona rzeczowe składniki majątku, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. Ten rejestr jest niezbędny między innymi do naliczania amortyzacji. Dowiedz się więcej na temat jego prowadzenia.

Czym są środki trwałe?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje środek trwały jako rzeczowe składniki majątku stanowiące własność lub współwłasność podatnika. Mogą być to elementy nabyte lub wytworzone we własnym zakresie oraz sprawne i kompletne w dniu przyjęcia ich do użytkowania. Za środek trwały uznane będą również składniki odziedziczone lub przyjęte w darowiźnie. Jak objaśnia pracownik biura rachunkowego Compo System z Łodzi, zgodnie z ustawą o rachunkowości środek trwały musi być wykorzystywany w ramach działalności przedsiębiorstwa, a jego użytkowanie ma być przewidziane na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Do środków trwałych zalicza się przede wszystkim:

• grunty i oraz prawo ich użytkowania,

• budynki i poszczególne lokale,

• środki transportu,

• urządzenia wykorzystywane w procesie produkcyjnym,

• narzędzia,

• sprzęt biurowy.

Są to jedynie wybrane kategorie środków trwałych, jednak można przyjąć, że takim elementem jest każdy składnik rzeczowy, który jest wykorzystywany w działaniu przedsiębiorstwa powyżej roku.

Ewidencja środków trwałych

Do prowadzenia ewidencji środków trwałych jest zobowiązany każdy przedsiębiorca, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Obowiązek ten dotyczy również osób rozliczających się na zasadach ryczałtu. Prowadzenie ewidencji środków trwałych jest nie tylko wymagane prawnie, ale także niezbędne do zaliczania amortyzacji w koszty uzyskania przychodów. W przypadku braku takiej ewidencji umorzenie środków trwałych nie może być uwzględniane podczas obliczania dochodu.

Elementy ewidencji środków trwałych

Nie ma określonej formy, w jakiej należy prowadzić rejestr, jednak musi on zawierać niezbędne informacje określone ustawowo. Należą do nich między innymi:

• liczba porządkowa, 

• data nabycia,

• data przyjęcia do używania, 

• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

• wartość początkowa,

• stawka amortyzacyjna,

• kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

• zaktualizowana wartość początkowa, 

• zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych,

• wartość ulepszenia zwiększająca wartość początkową, 

• data likwidacji oraz jej przyczyna albo data zbycia.

Wzór ewidencji można znaleźć na stronach internetowych przeznaczonych dla przedsiębiorców. Dobrym rozwiązaniem jest zakup gotowej książeczki przeznaczonej do prowadzenia takiej ewidencji, która ułatwi rejestrowanie niezbędnych danych.

Co istotne, wpis do ewidencji powinno się wykonać najpóźniej miesiąc po przyjęciu do użytkowania środka trwałego.