Gdzie i kiedy przydaje się oprogramowanie OCR?

Mimo bardzo dynamicznego postępu cyfryzacji, bardzo duża część wykorzystywanych przez nas na co dzień dokumentów ma postać papierową. Nawet po zeskanowaniu nie są one wygodne w przeglądaniu i użytkowaniu, gdyż danych w nich zawarty nie można łatwo kopiować i przenosić między programami i systemami informatycznymi. Rozwiązaniem problemu jest oprogramowanie typu OCR. Do czego ono służy i gdzie się przydaje?

Krótka charakterystyka programów OCR

Do oprogramowania OCR (Optical Character Recogniton) zaliczamy narzędzia informatyczne, umożliwiające odczytywanie danych tekstowych z plików graficznych (np. jpg, pdf), a następnie zapisywanie ich w możliwym do edycji lub kopiowania formacie. Programy OCR analizując skład obrazu, na przykład skanu dokumentu, wyodrębniają jego części (oddzielają część zapisaną od „pustej” oraz od grafik), a następnie korzystając z biblioteki wzorów identyfikują wyodrębnione elementy tekstu – litery, cyfry czy znaki interpunkcyjne. Następnie eksportują uzyskanie dane do postaci edytowalnych plików.

Gdzie i kiedy wykorzystuje się oprogramowanie OCR?

Programy OCR przydają się wszędzie tam, gdzie istnieje konieczność pozyskiwania danych z dużej ilości dokumentów. Z tego powodu wykorzystuje się je między innymi w firmach, urzędach oraz innych instytucjach – na przykład bibliotekach i muzeach. Przykładowe zastosowanie to:

• Digitalizowanie zasobów bibliotecznych oraz archiwów
• Przetwarzanie dokumentów urzędowych oraz firmowych
• Zaczytywanie danych z dokumentów fiskalnych, między innymi faktur oraz paragonów – jednym z programów wykorzystywanym w tym celu jest przeglądarkowa aplikacja ReadIT OCR Smart

Programy typu OCR wykorzystywane są również do rozpoznawania tablic rejestracyjnych. Systemy tego typu wykorzystywane są np. w systemach monitoringu miejskiego czy na niektórych zautomatyzowanych parkingach.

Na czym polega przydatność oprogramowania OCR?

Ręczne przepisywanie jakichkolwiek dokumentów do systemu komputerowego to bardzo czasochłonna, żmudna i – przede wszystkim – mało kreatywna praca. O ile przepisanie do systemu pojedynczej faktury raz na jakiś czas nie powinno stanowić problemu, o tyle przy ilościach dokumentów idących w tysiące sztuk miesięcznie zadanie to będzie pochłaniać bardzo dużo czasu. Z tego powodu programy OCR stanowią już właściwie standardowe rozwiązanie dla dużych firm, które każdego dnia obracają dużą ilością dokumentów, coraz częściej wykorzystuje się je również w instytucjach publicznych. Poza oszczędnością czasu zapewniają one również:

• Redukcję kosztów – odciążeni przy ich pomocy pracownicy mają więcej czasu by poświęcić się innym zadaniom, co przekłada się na lepsze wyniki finansowe.
• Bezpieczeństwo danych – dzisiejsze programy OCR są w stanie z wysoką dokładnością zaczytywać dane z oryginalnych dokumentów. W przypadku rozwiązań dla księgowości, takich jak ReadIT OCR Smart, dokładność weryfikacji wynosi 100%, co oznacza całkowite wyeliminowanie błędów.

Podsumowując – programy OCR to ważne narzędzie w zaczytywaniu wszelkiego rodzaju danych z dokumentów w postaci grafik, na przykład zdjęć oraz skanów stron. Pozwalają one zaoszczędzić dużo czasu, wyeliminować błędy mogące powstać przy ręcznym przepisywaniu oraz uwolnić potencjał pracowników. Wszystko to wpływa na usprawnienie pracy instytucji oraz pozwala generować znaczne oszczędności.