Czy każda firma musi mieć swoją pieczątkę?

Prowadząc własną działalność gospodarczą, oczywistym wydaje się konieczność posiadania własnej pieczątki. Jednak, czy jest to fakt unormowany prawnie? Na przeróżnych dokumentach w kontakcie z urzędami, bankami, ubezpieczycielami czy kontrahentami, widnieje miejsce na ,,pieczęć i podpis”. Koszt jej wyrobienia jest niewielki, jednak każda złotówka oszczędności jest ważna. Warto więc wiedzieć, co mówi prawo, a jak wygląda praktyka.

Co mówią przepisy?W żadnej ustawie, rozporządzeniu, czy innych przepisach, nie istnieje wzmianka dotycząca konieczności sygnowania dokumentów pieczęcią. Mało tego, w Ustawie o prawie przedsiębiorców Dz.U. 2018 poz. 646 podano, że jedyne dane, jakich żądać może urząd do identyfikacji przedsiębiorcy to NIP i nazwa firmy. Ponadto potwierdzeniem oświadczenia woli, jest własnoręczny podpis, który jednocześnie identyfikuje daną osobę. Można wspomnieć, że istnieją zawody, które mają obowiązek posługiwania się pieczątkami. Są to m.in.: pielęgniarki, położne, instruktorzy nauki jazdy, rzeczoznawcy majątkowi, czy diagności laboratoryjni. Jednak wymóg ten jest niezależny od tego, czy prowadzą własną działalność gospodarczą. 

Banki, ubezpieczyciele i inne instytucje

Teoretycznie uzyskaliśmy odpowiedź - nie, przedsiębiorca nie musi mieć własnej pieczątki. Jednak przepisy i urzędy to jedno, a banki, ubezpieczyciele i inne instytucje, to drugie.

Wewnętrzne regulaminy i regulacje, mogą zobowiązywać właściciela firmy do posiadania pieczęci. Najlepszym przykładem będzie bank, gdzie w wielu przypadkach, jest to warunek konieczny podczas zakładania konta firmowego. - wyjaśnia przedstawiciel drukarni-wydawnictwa Edytor Studio.

Zatem można wysnuć wniosek, że istotnie nie ma obowiązku posiadania pieczątki, jednak jest to po prostu wygodne i użyteczne. Szczególnie że pieczątka spełnia wiele innych funkcji niż tylko oznaczanie dokumentów, wniosków i faktur.

Zastosowania pieczątki

Stempel, pieczątka automatyczna, plastikowa, czy metalowa - każda z nich ma istotną cechę. Może w ułamku sekundy nanieść na papier dane naszej firmy. Dzięki temu może być niezwykle pomocna w wielu sytuacjach:

• wystarczy przybić ją na kopercie, w miejscu adresu zwrotnego - nie musimy wpisywać go ręcznie,
• w awaryjnej sytuacji braku wizytówki - wystarczy przybić ją na kartce,
• wyklucza możliwość popełnienia błędu podczas wypełniania druków.

Ponadto dobrze zaprojektowana pieczątka, może być świetną formą reklamy. Charakterystyczny znak/logo/symbol rzucający się w oczy, widniejący na pismach czy fakturach, to darmowy materiał reklamowy.

Jakie dane powinna zawierać pieczątka?

Tak jak nie istnieją przepisy nakazujące używania pieczątki, tak nie ma przyjętej konwencji odnośnie do jej wzorów. Jednak można wyróżnić kilka elementów, które dobrze jest tam umieścić:

• nazwa firmy,
• adres siedziby,
• dane kontaktowe (nr tel., adres www, e-mail),
• numer NIP.

Czasem umieszczany jest także numer rachunku, numer regon czy logo. Jednak to zdarza się przy większych formatach. Istotne jest, aby dobrze zaprojektować pieczątkę oraz nie ,,przeładować” jej informacjami - tak, aby jej odbicie było czytelne. Ponadto w przypadku spółek komandytowych i z o.o., należy umieścić na nich oznaczenie sądu rejestrowanego i numer KRS.