Jak wyposażyć salę konferencyjną?

Aby sala konferencyjna mogła pełnić swoją funkcję, musi być nie tylko duża, ale również odpowiednio wyposażona. Co składa się na jej niezbędny inwentarz?

Meble

Zacznijmy od kwestii podstawowej, czyli umeblowania. Oczywiście mowa tu głównie o krzesłach i fotelach przeznaczonych dla gości i uczestników konferencji, szkoleń, wykładów oraz innych spotkali, które przeprowadzane będą wewnątrz sali.

Ważne jest, aby wszystkie krzesła były identyczne i ustawione w sposób harmonijny, zazwyczaj w dwóch grupach, między którymi utworzone zostanie przejście – mówi przedstawiciel Borowego Dworu - Każda grupa powinna składać się – w miarę możliwości, bowiem nie zawsze kształt sali na to pozwala – z tej samej liczby rzędów, w każdym rzędzie zaś powinno znajdować się tyle samo foteli. Pozostałe elementy umeblowania to biurka lub stoły, służące osobom prowadzącym konferencję. Jeśli wewnątrz sali konferencyjnej planowany jest również poczęstunek, posiłki również powinny znajdować się na wcześniej przygotowanych stołach.

Sprzęt dźwiękowy

Konferencje i innego typu spotkania w dużych grupach bazują przede wszystkim na komunikowaniu się między prowadzącym, a uczestnikami. Żeby ta komunikacja zachodziła bez problemu, sala konferencyjna powinna być wyposażona w dostateczną ilość sprzętu nagłaśniającego – głośniki oraz wzmacniacz. Niezbędnych okaże się również kilka mikrofonów – dla prowadzącego oraz ewentualnie dla uczestników, zadających pytania.

Sprzęt wideo

Zaplecze techniczne sali konferencyjnej nie ogranicza się do nagłośnienia – w jego skład powinien również wchodzić sprzęt wizualny. W zależności od wielkości sali w tej roli może występować duży telewizor bądź – w salach przeznaczonych dla większych zebrań – projektor cyfrowy z rozwijanym ekranem. Oczywiście sala powinna również posiadać odpowiednie okablowania, pozwalające łatwo podłączyć komputer do sprzętu wizualnego.

Komfort uczestników

Dłuższe konferencje mogą być bardzo męczące, zarówno dla osób, które je prowadzą, jak i dla uczestników. Szczególnie dotyczy to okresu letniego, kiedy wysoka temperatura skutecznie obniża koncentrację. Dlatego sala powinna być zaopatrzona w instalacje poprawiające komfort w trudnych warunkach, np. klimatyzację oraz wentylację mechaniczną, odpowiedzialną za utrzymanie wysokiej jakości powietrza we wnętrzu.

Inne elementy wyposażenia sali konferencyjnej

Na wyposażenie sali składają się również drobniejsze sprzęty, ułatwiające prowadzenie spotkań. Należą do nich na przykład tzw. flipcharty, czy mobilne tablice z przymocowanymi do nich arkuszami papieru, na których można bardzo łatwo rozrysować dane zagadnienie.