Jak powinna być wyposażona hotelowa sala konferencyjna?

W salach konferencyjnych odbywają się nie tylko same konferencje, ale także sympozja, spotkania integracyjne, czy bankiety. Organizują je nie tylko firmy, ale także członkowie zrzeszeń, klubów, czy fundacji – grupy osób, które chcą się podzielić swoimi pomysłami, omówić cele na przyszłość, pochwalić się dokonaniami, odkryciami, czy z innego powodu spędzić ze sobą czas. Najchętniej wybieramy sale konferencyjne w hotelach. Jak powinna być zorganizowana i wyposażona hotelowa sala konferencyjna?

Powierzchnia i umeblowanie

Sala konferencyjna powinna mieć powierzchnię adekwatną do naszych potrzeb – każdy z uczestników spotkania powinien mieć dla siebie właściwą przestrzeń, by mógł czuć się komfortowo. Bardzo ważny jest odpowiedni układ mebli, które powinny być wygodne: solidne krzesła z oparciami to podstawa. Przy wielu okazjach uczestnikom spotkania przydają się także proste biurka, by mogli swobodnie przeglądać przygotowane dokumenty, czy broszury, sporządzać swoje notatki. Jeżeli nie ma takiej potrzeby, krzesła w sali konferencyjnej mogą być ustawione w rzędach – jak w teatrze, czy kinie. To dobra opcja, gdy zaproszeni goście są po prostu słuchaczami. Innym rozwiązaniem jest ustawienie biurek i krzeseł w układzie podobnym do tego, jaki mamy zwykle w szkołach. To kilka rzędów biurek dla dwóch lub trzech osób, między którymi możemy swobodnie się przemieszczać – układ sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy prowadzący spotkanie się zmieniają. Jest jeszcze jedna opcja: tzw. okrągły stół, wokół którego zasiadają uczestnicy spotkania.

Oświetlenie, rzutniki i inne ważne elementy wyposażenia

Hotelowa sala konferencyjna powinna być dobrze oświetlona z oczywistych względów: właściwe, chłodniejsze światło pozwala nam się bardziej skupić podczas spotkań firmowych, biznesowych itd., przy takim świetle dodatkowo nasze oczy mniej się męczą. Ciepłe światło może sprawdzić się przy spotkaniu bardziej prywatnym, np. integracyjnym, gdzie panuje luźna atmosfera, jednak nie jest to konieczność. Każda nowoczesna sala konferencyjna powinna być wyposażona w rzutniki multimedialne, ekrany i wskaźniki. Jak mówi nam przedstawiciel Hotelu Uroczysko z Kielc, choć technologia szybko się rozwija i większość treści prezentujemy dziś w wersji komputerowych slajdów, wciąż popularne są flipcharty, tablice, na których piszemy zmywalnymi markerami. Czasami łatwiej jest wytłumaczyć, co mamy na myśli, tworząc prostą grafikę, schemat, wykres. W hotelowej sali konferencyjnej, która może pomieścić nawet kilkaset osób, istotne jest także właściwe nagłośnienie i wentylacja. Bezpłatny bezprzewodowy Internet jest dziś oczywiście standardem. Wybierając hotelową salę konferencyjną, warto także zwrócić uwagę na to, czy będziemy mogli skorzystać z opieki pracowników technicznych oraz co będziemy mogli zaproponować naszym gościom. Wspólna kawa, lunch, czy kolacja, to sympatyczne dopełnienie wspólnie spędzanego czasu. Także wypoczynek i relaks w SPA może być zwieńczeniem konferencji, jeśli jest to spotkanie pracowników firmy, w której panuje luźna atmosfera, wszyscy zwracają się do siebie po imieniu i dobrze się znają, czy spotkanie osób, które mają wspólną pasję – na przykład prowadzą blogi o podobnej tematyce.