Do czego służą mapy procesów?

Mapa procesów to w dużym uproszczeniu graficzna forma pokazania procesów zachodzących w firmie. Jej największą zaletą jest przedstawienie schematu, który jest czytelny zarówno dla specjalistów danego procesu, jak i dla osób postronnych. Jeśli chcemy, aby nasza firma działała skutecznie i efektywnie, jest to jedno z podstawowych narzędzi, którego powinniśmy użyć.

W jakich sytuacjach najbardziej przyda się stworzenie mapy procesów?

Poszukiwanie obszarów nieefektywności – czasami stan faktyczny funkcjonowania przedsiębiorstwa odbiega od wyobrażeń kadry zarządzającej. Okazuje się, że pracownicy nie dotrzymują terminów, koszty są przekraczane, a działania zamiast równocześnie, następują jedno po drugim, powodując opóźnienia. Wdrażanie nowych systemów - np. informatycznych czy księgowych (CRM, B2B, ERP czy system obiegu dokumentów) Eliminowanie działań zbędnych – od pracowników może być wymagane tworzenie jakichś raportów, których nikt potem nie czyta, bo dane można znaleźć w innym miejscu. Czasami jeden  pracownik jest odpowiedzialny za zbyt wiele zadań, co znacząco spowalnia cały proces, a zadania mogłyby być wykonywane równolegle przez dwóch innych.

Jak przebiega tworzenie mapy procesów?

Spytaliśmy ekspertów z firmy Nova Praxis, dlaczego tak ważne jest sporządzenie mapy procesów? Pominięcie analizy procesów skutkuje nie tylko pozostawieniem starego sposobu działania w nowym systemie. Kluczowym problemem jest przedłużające się wdrożenia nowego systemu czy procedury.

Pierwszym krokiem jest zebranie wszystkich uczestników procesu i uzgodnienie oraz opisanie, co właściwie składa się na proces. Przeprowadzana jest analiza procesów oraz stanu obecnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Efektem końcowym jest graficzny diagram przedstawiający w czytelny i zrozumiały sposób co i jak faktycznie robimy jako organizacja. Na tym etapie bardzo ważna jest pewność, że uzyskany obraz firmy jest prawdziwy. Następnie analizowane są wszystkie procesy i przygotowywana koncepcja funkcjonowania docelowego rozwiązania. Zauważane są marnotrawstwa w pracy, które należy wyeliminować niezależnie od pojawienia się nowego systemu np:

• używanie papieru i obieg dokumentacji papierowej
• ręczne przeszukiwanie wielu zbiorów danych i archiwów
• zbyt niskie limity akceptacyjne w procesie decyzyjnym
• ręczne prowadzenie rejestrów dokumentacji
• ręczne przygotowywanie raportów i zestawień

Niektóre z zalecanych zmian, można wprowadzić natychmiast, jak na przykład zwiększenie limitów akceptacyjnych. Inne mogą wymagać kilkumiesięcznego procesu obejmującego zmiany we wszystkich działach przedsiębiorstwa i miejsc na ich styku. Jedno jest pewne, zastosowanie się do zaleceń na pewno zwiększy skuteczność i efektywność pracy, a co za tym idzie – zyski naszej firmy.