Zasady sporządzania aktu notarialnego

Chociaż wiele czynności prawnych wymaga poświadczenia aktem notarialnym, często takie zabezpieczenie stosowane jest nie z konieczności, ale z woli stron zawierających umowę. W sytuacji, gdy dochowanie formy aktu notarialnego wymagane jest prawem, brak właściwego sporządzenia takiego dokumentu skutkuje nieważnością czynności prawnej. Dowiedz się, czym dokładnie jest akt notarialny i jakie zasady obowiązują podczas jego sporządzania.

Zasady, regulujące sposób sporządzania aktów notarialnych, opisuje ustawa Prawo o notariacie, natomiast okoliczności, w których jest on wymagany, wynikają z przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu spółek handlowych.

Kto i kiedy sporządza akt notarialny?

W większości przypadków akt notarialny sporządzany jest przez notariusza w kancelarii notarialnej. W wyjątkowych sytuacjach akt może zostać sporządzony przez polskiego konsula za granicą, jednak w tym celu musi on uzyskać pisemne upoważnienie Ministra Sprawiedliwości.

Formy aktu notarialnego wymaga szereg czynności prawnych, związanych m.in. z transakcjami kupna-sprzedaży. Akt notarialny trzeba sporządzić m.in. dla potwierdzenia umowy przeniesienia własności nieruchomości, darowizny i działu spadku, ale także przy zawieraniu umów spółek komandytowych czy umowy spółki z o.o. lub statutu spółki akcyjnej.

Sporządzanie aktu notarialnego

Akt notarialny to dokument potwierdzający złożone przez strony wcześniej ustnie oświadczenie woli. Podczas jego sporządzania obowiązuje zasada zachowania jedności osób, miejsca i akcji. Oznacza to, że sporządzenie dokumentu musi odbywać się zgodnie z ustaloną formułą – wyjaśnia nasz rozmówca z wrocławskiej Kancelarii Notarialnej notariusz Agnieszka Richter-Witosza i notariusz Dominik Sterc.

Podczas sporządzania aktu notarialnego w kancelarii wymagana jest obecność wszystkich stron czynności prawnej. Notariusz spisuje oświadczenie woli stron, a następnie odczytuje je głośno. Jeżeli strony potwierdzają zgodność treści aktu ze swoimi oświadczeniami, na dokumencie składane są podpisy: stron oraz notariusza.

Co musi znaleźć się w akcie notarialnym?

Wiemy już, że w akcie notarialnym musi znaleźć się oświadczenie woli oraz podpisy stron i notariusza. Co jeszcze musi zawierać taki dokument?

Każdy akt notarialny musi zawierać dokładną datę i miejsce sporządzenia dokumentu, łącznie z nazwiskiem notariusza oraz adresem siedziby kancelarii. W akcie muszą znaleźć się imiona i nazwiska stron (oraz ich rodziców), a także pozostałe szczegółowe dane, takie jak adres zamieszkania bądź nazwa i siedziba firmy w przypadku umów spółek.

Kolejną część aktu notarialnego stanowi treść oświadczeń woli stron i postanowienia dotyczące dokonywanej czynności prawnej, w tym wniosek wieczystoksięgowy, natomiast na końcu znajdują się informacje odnośnie związanych z czynnością opłat: podatków, opłaty skarbowej oraz taksy notarialnej.

Zwieńczeniem aktu notarialnego jest formuła potwierdzająca, że dokument został odczytany, przyjęty i podpisany, po której składane są sygnatury wszystkich osób obecnych podczas sporządzania dokumentu.

Warto wiedzieć, że żadna ze stron nie otrzyma oryginału aktu notarialnego, a jedynie jego odpis. Oryginał musi być przechowywany w kancelarii notarialnej przez 10 lat. Po upływie tego czasu akt notarialny przekazywany jest do archiwum sądu rejonowego.