Zmiany kadrowe i reorganizacja kompetencji pracowników

W sytuacji kryzysowej, którą stała się światowa pandemia COVID-19, wielu pracodawców zdecydowało się na zwalnianie pracowników. Tymczasem zmiany kadrowe można przeprowadzić w inny sposób – tak, aby maksymalnie wykorzystać kompetencje pracowników reorganizując zakres pracy na ich stanowiskach. Jest to istotne dla zapewnienia ciągłości działania firmy, także w przyszłości.

Potrzeba reorganizacji zespołu pracowniczego może wynikać z konieczności przemodelowania struktury firmy lub braków kadrowych. Może być również sposobem na wykorzystania kapitału ludzkiego w bardziej efektywny sposób. Pojawia się również w sytuacjach niespodziewanych, wymuszonych czynnikami zewnętrznymi. W takiej sytuacji warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy potrafimy zachować ciągłość działania w firmie nawet w sytuacji zarządzania kryzysowego oraz czy podział zadań i obowiązków jest optymalny? Dzięki świadomości kompetencji pracowników możliwa będzie maksymalizacja efektywności oraz ograniczenie występowania nieprzewidzianych przestojów.

Optymalne zarządzania kapitałem ludzkim

Aby wdrożyć zmiany konieczne jest zidentyfikowanie problemów oraz trudności związanych z zarządzaniem kompetencjami w firmie. Analiza obecnej sytuacji firmy oraz jej kluczowych procesów to pierwszy krok na drodze wdrażania zmian kadrowych oraz reorganizacji kompetencji pracowników. Analiza powinna być przeprowadzona w oparciu o dokumenty takie jak lista stanowisk i działów, karty stanowiskowe, procedury i instrukcje oraz inne informacje, pozyskane między innymi od pracowników odpowiedzialnych za dział HR.

Może okazać się, że zadania podzielone są pomiędzy stanowiskami w sposób nieoptymalny. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy w związku z koniecznością szybkich zmian kadrowych przydzielanie obowiązków realizowane było bez uprzedniego planu. Dochodzi wówczas do sytuacji, kiedy czynności podobne lub takie, które wynikają z siebie nawzajem są podzielone pomiędzy pracowników. Nie da się ukryć, że nie jest to najlepszy sposób na maksymalne wykorzystanie wszystkich możliwości.

Zarządzenie wiedzą w organizacji

Na podstawie zebranych danych możliwe jest opracowanie listy zadań realizowanych w firmie oraz mapy połączeń między nimi – mówi specjalista z firmy Nova Praxis – Identyfikacja obowiązków pracowników jest niezwykle istotna dla stworzenia mapy czynności i umiejętności niezbędnych do realizacji kluczowych zadań. Na podstawie tych informacji możliwe jest stworzenie wzoru macierzy kompetencji technicznych wymaganych oraz już obecnych w firmie. Na jej podstawie możliwe jest optymalne zarządzanie zmianami kadrowymi, a także wiedzą poszczególnych pracowników. Dzięki temu podczas reorganizacji w sytuacji kryzysowej możliwe jest zapewnienie ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Macierz pozwala również na określenie procesów zagrożonych, które w szczególny sposób trzeba zabezpieczyć w sytuacji zmian kadrowych – dodaje.

Projektowanie stanowisk pracy

Najważniejsze dla sprawnego funkcjonowania firmy nawet w przypadku wystąpienia nieprzewidzianej sytuacji zewnętrznej jest takie zaprojektowanie stanowisk pracy, by możliwe było zabezpieczenie zadań kluczowych. Wówczas nawet zmiany wśród pracowników nie wpłyną w znaczący sposób na działanie organizacji. Jest to możliwe dzięki stworzeniu kart stanowisk oraz działów, które są podstawowym elementem w wyznaczaniu obowiązków. Ich umiejętny podział wpływa pozytywnie na pracę całego zespołu. Jednocześnie pracownik świadom swoich zadań pracuje bardziej efektywnie i wydajnie.

Projektowanie stanowisk oraz strategia zarządzania zasobami ludzkimi to gwarancja nieprzerwanego działania, nawet w przypadku pojawienia się sytuacji kryzysowej i niezbędnych w związku z tym zmian kadrowych. Każda zmiana niesie ze sobą konsekwencje w przyszłości, dlatego zamiast zwalniać pracowników lepiej zdecydować się na przemodelowanie obecnej struktury. W ten sposób możliwe będzie maksymalne wykorzystanie wszystkich możliwości, a dzięki skonsolidowaniu stanowisk także obniżenie kosztów.