Organizacja wyjazdowej konferencji biznesowej. O czym warto pamiętać?

Organizacja wyjazdowej konferencji biznesowej to poważne przedsięwzięcie logistyczne. Realizację wszystkich zaplanowanych działań warto rozpocząć jak najszybciej – dzięki temu unikniemy niespodziewanych sytuacji, a nawet jeśli się pojawią będziemy mogli odpowiednio zareagować. O czym warto pamiętać podczas organizacji spotkania biznesowego dla kontrahentów lub pracowników?

Twoja firma jest organizatorem konferencji lub spotkania biznesowego? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę podczas organizacji takiego wydarzenia.

Ustalanie planów i kosztorysów

W przypadku organizacji każdego wydarzenia wiele zależy od skali – dlatego na samym początku warto dokładnie ustalić plan. W jego skład powinna wchodzić między innymi liczba gości i prelegentów, a także kosztorys związany między innymi z dojazdami oraz noclegami. Określenie tematyki wydarzenia, profilu uczestników, wytyczenie celu spotkania, a także dokładne rozpisanie wszystkich elementów, o których musimy pamiętać pozwoli nie zapomnieć o najważniejszych kwestiach. Harmonogram pozwoli na metodyczne działanie i umożliwi przejście od planu do realizacji.

Pominięcie tego etapu może wiązać się z nieprzewidzianymi kosztami lub znacznym niedoszacowaniem budżetu. Tymczasem to, w jaki sposób firma zorganizuje konferencję wpłynie na jej wizerunek. Wydarzenie, które będzie doskonale zaplanowane od A do Z to gwarancja udanego spotkania, a tym samym podniesienia rangi firmy w oczach potencjalnych inwestorów lub kontrahentów.

Wybór lokalizacji

W przypadku konferencji wyjazdowych warto wybrać miejsce, do którego dojazd nie będzie sprawiał problemów. Lokalizacja, podobnie jak plan, ma znaczenie dla wizerunku firmy, a reprezentacyjne miejsce z pewnością zrobi wrażenie na uczestnikach. Miejscowość, która oferuje liczne atrakcje, z których można skorzystać po zakończeniu spotkania to dodatkowy atut. Interesującą ofertę proponuje Ośrodek Wczasowo-Konferencyjny BEL-AMI w Zakopanem, który posiada aż 4 sale konferencyjne przeznaczone dla 30, 50, 60, a nawet 150 osób. Jednocześnie pomieszczenia można łączyć tworząc jeszcze większą przestrzeń. Lokalizacja blisko najciekawszych atrakcji Zakopanego, a także cisza i spokój w otoczeniu górskich szczytów z pewnością wpłyną na pozytywny odbiór wydarzenia.

Komfort uczestników

Będąc przy wyborze idealnej sali konferencyjnej warto pamiętać, by nie była ona ani zbyt duża, ani zbyt mała. Dla komfortu uczestników miejsce spotkań powinno być przeznaczone na określoną liczbę osób, a także wyposażone w nowoczesny sprzęt audiowizualny. Rzutnik z możliwością bezprzewodowego połączenia z komputerem, tablice, flipcharty, a także dobre nagłośnienie to podstawa. Dzięki temu obraz będzie widoczny nawet z najodleglejszych krańców sali, a dźwięk będzie docierał równomiernie do wszystkich uczestników. Znaczenie mają również wygodne krzesła i stoły, które umożliwią wygodne siedzenie oraz przemieszczanie się pomiędzy nimi. Warto również zwrócić uwagę na miejsca noclegowe – najlepiej, jeśli będą znajdowały się w tym samym budynku, dzięki czemu uczestnicy nie będą musieli jeździć z noclegu na miejsce konferencji.

Dobrze również pamiętać o zapewnieniu cateringu oraz organizacji przerw. Zmęczeni uczestnicy będą rozkojarzeni, a tym samym mniej skupieni na słowach prelegentów. Wydarzenie jest organizowanie przede wszystkim dla nich – dlatego należy zadbać o ich dobre samopoczucie.

Ważne są szczegóły

Z organizacją konferencji biznesowej wiążą się sprawy, które są oczywiste: zaplanowanie tematyki, określenie liczby uczestników, zaproszenie prelegentów i gości, zapewnienie noclegu, dojazdu i cateringu, znalezienie sali konferencyjnej, prośba o opinie dotyczące wydarzenia. Warto jednak pamiętać o szczegółach, które mogą wpłynąć na ostateczny efekt. To między innymi odpowiednio duży parking dla gości lub możliwość wjazdu autokarem na miejsce, łatwy dojazd z lotniska lub dworca, przystosowanie obiektu dla osób niepełnosprawnych, a nawet kwestia klimatyzacji – zwłaszcza, jeśli wydarzenie organizowane jest latem. Większość czarnych scenariuszy zazwyczaj się nie spełnia – jednak warto mieć plan B na wypadek awarii prądu, korków na drodze lub niewywiązania się z umowy przez podwykonawcę. Dzięki temu wydarzenie przebiegnie bez zakłóceń, a firma będzie mogła cieszyć się udaną organizacją.