Na czym powinno polegać profesjonalne przechowalnictwo dokumentów?

Profesjonalne przechowalnictwo dokumentów powinno spełniać odpowiednie wymogi prawne. Wtedy możemy być pewni, że złożone przez nas dokumenty oraz zawarte w nich dane nie dostaną się w niepowołane ręce. Poza bezpieczeństwem ważna jest właściwa klasyfikacja i segregacja dokumentów, a także bezproblemowy dostęp w zależności od potrzeb przedsiębiorcy.

Wymagania niezbędne do profesjonalnego przechowywania dokumentów

Każda firma stwarza wiele dokumentów, które trzeba przechowywać przez wybrany okres czasu. Także upadłe przedsiębiorstwa zobowiązane są przetrzymywać swoją dokumentację. Stwarza to wiele problemów, takich jak brak odpowiedniego miejsca na piętrzące się sterty papieru. Zwiększająca się ich ilość sprawia, że dokumenty o różnym przeznaczeniu mieszają się ze sobą i coraz trudniej szuka się tego, który akurat jest potrzebny. Z pomocą przychodzą firmy, które zajmują się przechowywaniem i archiwizacją. O bezpieczeństwie i profesjonalności prowadzenia tego typu usług świadczy kilka cech. Dokumentacja osobowo-płacowa upadłych przedsiębiorstw może być przechowywana na podstawie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowo-płacowych prowadzonego przez marszałka danego województwa. Wymagania musi spełniać także depozyt dokumentów. Niezbędne są wymogi rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Zalety związane z wynajęciem zewnętrznego archiwum

Zatrudnienie firmy do przechowywania dokumentów niesie za sobą wiele zalet. Przede wszystkim zwolni się zajmowane przez nie miejsce. Dostęp do wybranych dokumentów dla ich właściciela będzie bezproblemowy. Nie trzeba się także martwić o poufne dane, bowiem dokumenty będą chronione przed osobami nieupoważnionymi. Podzielenie na odpowiednie kategorie oraz segregacja na przeterminowane i przeznaczone do dalszej pracy znacznie ułatwi szukanie. Warto zadbać o kompleksowe usługi w tym zakresie, dzięki czemu można będzie np. zniszczyć przeterminowaną dokumentację niearchiwalną według ustalonych procedur. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w zewnętrznej firmie pozwala na uporządkowanie i inwentaryzację dokumentacji, dzięki czemu ułatwi to ich wyszukiwanie. Specjalista z firmy Acta Nova w Szczecinie dodaje:

Za skorzystaniem z tego typu usług przemawiają pełna poufność i sprawdzone procedury, które przekładają się na lepsze operowanie dokumentami.