10 cech dobrej sali konferencyjnej

Aby sala konferencyjna spełniała swoją rolę, powinna być odpowiednio wyposażona. Przed jej zaprojektowaniem należy więc dobrze zastanowić się nad tym, czego potrzebujecie od tego pomieszczenia. Przedstawiamy 10 cech dobrej sali konferencyjnej, które warto brać pod uwagę podczas jej aranżowania.

Jaką roli pełni sala konferencyjna?

Sala konferencyjna jest pomieszczeniem przeznaczonym do organizowania różnego rodzaju spotkań o charakterze formalnym. Mogą w niej odbywać się zarówno konferencje, jak i szkolenia, sympozja, rozmowy handlowe, a nawet narady zarządów. Jednak, aby móc przeprowadzać w niej formalne spotkania, musi być odpowiednio wyposażona i zaaranżowana w taki sposób, by zapewniała jego uczestnikom spokój i sprzyjała koncentracji.

-Zapotrzebowanie na sale konferencyjne jest obecnie bardzo wysokie i wciąż wzrasta. Pierwsze centra konferencyjne zaczęły działać w latach 60. ubiegłego wieku, jednak z biegiem lat ich ogólny standard uległ bardzo dużej zmianie. Dawne sale konferencyjne wyposażone były w stół, krzesła i telefon. Teraz wymagania wobec funkcjonalnej sali są o wiele wyższe – tłumaczy nasz rozmówca reprezentujący Hotel Uroczysko Spa & Business w Kielcach.

Sala konferencyjna to obecnie jedno z podstawowych pomieszczeń, które pojawić musi się w każdym biurowcu. Coraz częściej na ich aranżację decydują się także hotele, które w swojej działalności decydują się na udostępnianie swojego zaplecza firmom, właśnie na potrzebę organizacji konferencji lub innego firmowego wydarzenia.

10 cech dobrej sali konferencyjnej: czego nie może w niej zabraknąć?

Aby sala konferencyjna była w pełni funkcjonalna, powinna:

• mieć odpowiednią lokalizację – dobra lokalizacja to dla wielu firm organizujących konferencje poza swoimi siedzibami bardzo istotna sprawa, głównie ze względu na dojazd, który powinien być dogodny i możliwy także przez środki transportu publicznego,
• posiadać dobrą infrastrukturę - jeśli sala jest zlokalizowana w hotelu lub centrum konferencyjnym, to warto zadbać o jego otoczenie i odpowiednią infrastrukturę, w tym miejsca parkingowe i strefy relaksu, takie jak altanki, ławeczki czy miejsce na grilla,
• cechować się właściwą akustyką – jako, że w tym pomieszczeniu odbywać się będą różnego rodzaju występy, prelekcje, wykłady czy debaty, to powinno ono mieć dobrą akustykę, w tym przede wszystkim zapewniać optymalną izolacyjność akustyczną,
• być gustownie zaaranżowana – sala konferencyjna powinna być zarówno funkcjonalna i wygodna, jak również estetyczna i elegancko umeblowana; w tym pomieszczeniu znaleźć się powinny najmodniejsze lecz jednocześnie wygodne meble i elementy dekoracyjne, aby goście czuli się tam dobrze i zachowali z całego wydarzenia jak najlepsze wspomnienia,
• posiadać świetne zaplecze sprzętowe – konferencja nie może odbyć się bez kilku sprzętów, takich jak rzutnik multimedialny i ekran projektowy, odpowiednie nagłośnienie z systemem mikrofonowym czy tablice multimedialne i flipcharty; te urządzenia znacznie usprawniają prowadzenie konferencji lub innego wydarzenia,
• mieć świetnie działający internet bezprzewodowy – internet daje ogromne możliwości, zarówno prelegentom jak i uczestnikom konferencji, którzy dzięki niemu mogą poszukiwać dodatkowych informacji dotyczących poruszanych w danym momencie tematów,
• zapewniać gościom posiłki i napoje – idealna sala konferencyjna znajdować powinna się w budynku, w którym jest restauracja, aby móc zaproponować gościom poczęstunek; oczywiście nie jest to warunek dyskwalifikujący obiekty bez kuchni – na czas konferencji można zamówić catering,
• zapewniać gościom komfort termiczny – sala konferencyjna powinna mieć sprawne instalacje techniczne, takie jak wentylacja, klimatyzacja oraz ogrzewanie, które będą zawsze gwarantować uczestnikom wydarzenia najwyższy komfort termiczny,
• być odpowiednio oświetlona – najlepiej, gdy sala konferencyjna będzie miała jak największy dostęp do światła naturalnego; ponadto trzeba pamiętać o tym, że natężenie światła sztucznego w tym pomieszczeniu nie może przekraczać 500 luxów,
• być utrzymywana w czystości – aby sala konferencyjna była zawsze miejscem przyjaznym gościom, musi być regularnie sprzątana i konserwowana, toteż warto zatrudnić specjalistów, którzy będą osobiście czuwać nad jej stanem i szybko reagować w razie jakichkolwiek problemów i uchybień.