Systemy konferencyjne. Jak zorganizować przestrzeń na konferencje i spotkania?

Firmowe biuro to wyjątkowe miejsce, w którym nie tylko wypełnia się i przechowuje rozmaite dokumenty, ale przede wszystkim podejmuje najważniejsze decyzje z punktu widzenia całej organizacji. Właśnie tutaj prowadzone są negocjacje i zawierane umowy, również tutaj kierownictwo spotyka się z zespołem w celu ewaluacji projektów i poszukiwania nowych rozwiązań.

Współcześnie praktycznie każde przedsiębiorstwo w swojej siedzibie posiada własną salę konferencyjną. W zależności od potrzeb danej firmy, przestrzeń konferencyjną może budować duże pomieszczenie, które pomieści nawet do kilkudziesięciu osób albo niewielki pokój, służący do spotkań w cztery oczy. W większych przedsiębiorstwach zazwyczaj biura uwzględniają oba typy pomieszczeń.

System konferencyjny na potrzeby dużych spotkań

W dużych przedsiębiorstwach, w których dla realizacji celów biznesowych znaczenie ma  stały kontakt z wieloma członkami zespołów i ścisła współpraca między nimi, standardem są regularne, np. cotygodniowe spotkania w gronie wszystkich członków działu. Taką formę pracy najczęściej spotykamy w działach kreatywnych, zwłaszcza w sektorach związanych z reklamą i marketingiem.

Podsumowanie wyników działań ostatniego okresu i bieżące podsumowanie osiągnięć zespołu to bardzo ważny element zarządzania projektami. Takie duże spotkania dają też szansę na wypowiedzenie się tym pracownikom, którzy na co dzień nie mają decydującego głosu. Dlatego konieczne jest zapewnienie im do tego odpowiednich warunków – zauważa nasz rozmówca z salonu mebli biurowych FURNIKO.

Wyposażenie sali konferencyjnej musi umożliwiać prezentację przygotowanych materiałów w taki sposób, by przekaz był widoczny i zrozumiały dla wszystkich uczestników spotkania. Jednocześnie żaden z uczestników nie powinien czuć się wykluczony, toteż optymalnym rozwiązaniem jest ustawienie krzeseł wokół dużego stołu.

W celu zagospodarowania przestrzeni spotkań najlepiej jest sięgnąć po profesjonalny system konferencyjny, na który składają się wszystkie niezbędne meble. Aranżując salę konferencyjną trzeba też pamiętać o wyposażeniu technicznym. Najczęściej są to podwieszane projektory z ekranami, choć obecnie dostępne są już znacznie wygodniejsze tablice interaktywne, jak np. Samsung Flip.

Miejsce kameralnych spotkań

Przestrzenie biurowe zagospodarowane w systemie open space nie sprzyjają prywatności. Tymczasem w niektórych sytuacjach jest ona niezbędna. Nie wszystkie uwagi do czyjejś pracy powinny być słyszane przez wszystkich, a niektóre kwestie należy omawiać wyłącznie w gronie najbliższych współpracowników.

W takich sytuacjach doskonale sprawdzą się pomieszczenia typu Silent Cube, które można ustawić w dowolnej przestrzeni otwartej. Silent Cube to kabina akustyczna wyposażona w podstawowe elementy potrzebne do pracy w skupieniu lub krótkiego spotkania w cztery oczy. Jest tu miejsce na stolik i siedziska, a rozmiar można dopasować do przewidywanych potrzeb.

Szukając systemu konferencyjnego warto przyglądać się ofertom doświadczonych producentów mebli biurowych i rozwiązań dla przedsiębiorstw. W razie jakichkolwiek wątpliwości dobry specjalista służy podpowiedzią oraz radą.

śr. ocena 5 / głosów 5