Kto musi korzystać z kasy fiskalnej?

Prowadzenie własnej firmy w wielu przypadkach wiąże się z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej. Dotyczy to przede wszystkim tych przedsiębiorców, którzy oferują produkty lub usługi na rzecz osób prywatnych i rolników zryczałtowanych. Istnieje jednak szereg wyjątków i zwolnień z prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących. Jak według przepisów prawnych wygląda ta kwestia w praktyce?

Kogo obejmuje obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi lub sprzedaje produkty osobom fizycznym, a obroty jego firmy przekraczają 20 tysięcy złotych, jest zobligowany do rozliczeń przy użyciu kasy fiskalnej. Istnieją pewne wyjątki.

Zgodnie z przepisami z tego obowiązku zwolnione są osoby, które:

• oferują usługi elektroniczne lub telekomunikacyjne,
• zajmują się czynnościami notarialnymi,
• świadczą usługi związane z obszarem finansów i ubezpieczeń.

- Specjalnym przypadkiem jest sprzedaż wysyłkowa. Z obowiązku rozliczeń za pomocą kas fiskalnych zwolnione są wyłącznie te przedsiębiorstwa, które zapłatę przyjmują na rachunek bankowy, a dostarczenie towarów odbywa się kurierem lub jedną z opcji, jakie proponuje poczta polska. W takim przypadku nie ma więc możliwości wysyłki towarów za pobraniem — tłumaczy specjalista z firmy D&D SERWIS.

Jakie obszary zawsze wymagają ewidencji za pomocą kasy fiskalnej?

Pomimo pewnych wyjątków związanych z rozliczeniami za pomocą kas fiskalnych, istnieją takie branże, które nie podlegają zwolnieniom, nawet mimo braku przekroczenia dochodu. Wśród nich sporą grupę stanowią firmy przewozowe oraz taksówkarskie. Nie jest to jednak jedyna branża. Ta zasada dotyczy między innymi tych przedsiębiorstw, które oferują sprzęt radiowy, telewizyjny, telekomunikacyjny, fotograficzny. Do grupy firm, które nie mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencji za pomocą kas, należą także podmioty sprzedające napoje alkoholowe, tytoń, czy perfumy. Nie dotyczy to jednak sprzedaży prowadzonej na pokładach samolotów.

Alternatywą dla tradycyjnych kas fiskalnych są rozwiązania online. To nowoczesna forma rozliczeń, dzięki której możliwe jest gromadzenie raportów i paragonów. W niektórych branżach jest to wymagana opcja ewidencji. Od początku 2020 roku muszą z niej korzystać między innymi punkty sprzedaży benzyny silnikowej, czy zakłady wulkanizacyjne. Przepisy prawne przewidują także obowiązek rozliczenia za pomocą kas online dla placówek gastronomicznych od stycznia 2021 roku oraz zakładów kosmetycznych, fryzjerskich czy placówek medycznych od lipca tego samego roku. Dokładne wytyczne w tym zakresie przewidują właściwe ustawy.

Jak udokumentować sprzedaż bez kasy fiskalnej?

Wiele osób, które chcą założyć własny biznes, zastanawia się, w jaki sposób można ewidencjonować dochody w sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo podlega pod zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Warto podkreślić, że w każdym takim przypadku konieczne jest udokumentowanie sprzedaży, aby cały proces był zgodny z prawem.

Jeżeli chodzi o kwestię wewnętrznej ewidencji, w zależności od wyboru formy rozliczenia podatku konieczne jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub innej formy ewidencji przychodów. Warto także pamiętać, że w każdym przypadku klient korzystający z usługi lub nabywający towar ma prawo do otrzymania rachunku, lub faktury. Brak spełnienia tej prośby jest podstawą do ukarania przedsiębiorcy karą grzywny. Trzeba jednak zauważyć, że sprzedający ma aż 7 dni na dopełnienie formalności, nie musi wystawiać dokumentu przy transakcji.