Kiedy opracowuje się protokół o stanie przesyłki?

Działania w obszarze TSL wymagają dopełnienia szeregu formalności, których celem jest zabezpieczenie wszystkich podmiotów biorących udział w procesie na wypadek nieprzewidzianych sytuacji i konfliktów, które mogą z nich wyniknąć. Jednym z dokumentów jest protokół o stanie przesyłki. W dzisiejszym artykule wyjaśnimy, w jakich okolicznościach się go sporządza, kto może zażądać przygotowania protokołu, a także jakie informacje musi zawierać.

W jakim celu sporządza się protokół o stanie przesyłki?

Protokół o stanie przesyłki sporządza się nie tylko w przypadku stwierdzenia uszkodzenia paczki, ale również w przypadku przypuszczeń, co do możliwości ich wystąpienia. Dokument ma znaczenie przy dochodzeniu roszczeń wobec ubezpieczyciela lub podmiotów odpowiedzialnych za proces transportu, w tym nie tylko przewoźnika i załadowcy, ale również działu spedycji. Zawarcie informacji dotyczących rozmiaru szkody od razu po jej wystąpieniu zapobiegnie ewentualnym konfliktom przy późniejszym wycenianiu przez ubezpieczyciela.

Co powinien zawierać protokół o stanie przesyłki?

Dokument powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące przewozu, towaru oraz rodzaju szkody. Jak wyjaśnia Warentrans świadczący usługi transportowe, należą do nich między innymi:

• data i godzina sporządzenia protokołu, numer listu przewozowego;
• w jaki sposób zgłoszono szkodę oraz kiedy zauważono uszkodzenie;
• ilość paczek w przesyłce oraz ilość paczek, których dotyczy szkoda;
• sposób zapakowania, w tym rodzaj materiału zabezpieczającego paczkę, rodzaj użytych oznakowań;
• rodzaj szkody, w tym opis uszkodzenia opakowania i zawartości, a także przyczynę uszkodzenia,
• uwagi przewoźnika oraz uwagi klienta.

Kiedy sporządza się protokół o stanie przesyłki?

Dokument zawierający informacje o stanie przesyłki można sporządzić na każdym etapie przewozu. Dla zabezpieczenia interesów klienta i przewoźnika zaleca się przygotowanie protokołu szczególnie w przypadku powstania uszkodzenia lub ubytku w transportowanym towarze. Stwierdzenie nieprawidłowego stanu przesyłki to sygnał, by rozpocząć procedurę spisywania protokołu przez przewoźnika. Dokument można sporządzić nawet w sytuacji, w której nie ma pewności, że doszło do uszkodzenia przesyłki podczas transportu. Odbiorca towaru ze względu na wystąpienie okoliczności wskazujących na szkodę, na przykład wgniecenie kartonu czy zerwanie plomb, może życzyć sobie odnotowania stanu przesyłki, by w przypadku uszkodzenia towaru móc dochodzić swoich roszczeń. Przyjęcie przesyłki bez sporządzenia protokołu skutkuje wygaśnięciem roszczeń wobec podmiotów odpowiedzialnych za transport, jeśli do uszkodzenia lub ubytku dojdzie.