Jak sprawnie zarządzać hurtownią internetową?

Efektywne zarządzanie hurtownią internetową wymaga zaangażowania i zdolności koordynacji wielu różnych procesów. Idealna synchronizacja wysyłki towaru z momentem zaksięgowania wpłaty, bieżące uzupełnianie stanów magazynowych i aktualizacja dostępności towarów w witrynie internetowej, obsługa klientów i reklamacji – to tylko niektóre z wielu wyzwań, będących codziennością hurtowni.

Zarządzanie sprzedażą – rola systemów informatycznych

Jeszcze kilka lat temu koordynacja wszystkich procesów w dowolnej hurtowni wymagała zaangażowania wielu pracowników, przy czym warunkiem efektywności ich pracy była zdolność do jasnej i niezakłóconej komunikacji. W praktyce czynnik ludzki zawsze okazywał się najsłabszym ogniwem w funkcjonowaniu hurtowni: osobiste niesnaski między pracownikami, zwolnienia chorobowe, pomyłki i niezawinione wypadki były w stanie mocno zaburzyć całą organizację. Obecnie do zarządzania sklepami i hurtowniami wykorzystuje się systemy informatyczne, dzięki którym wszystkie informacje można znaleźć w jednym miejscu. Kierownik przedsiębiorstwa wspieranego odpowiednimi systemami ma większe możliwości kontroli bieżącej sytuacji, a także szybkiego zlecania pracownikom realizacji bieżących zadań. Informatyczne systemy zarządzania w branży retail są niezbędne zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw prowadzących działalność e-commerce. W przypadku firm działających on-line, bardzo często poszczególne oddziały są fizycznie oddalone od siebie tak, że bezpośrednia kontrola nad wszystkimi procesami nie byłaby możliwa.

Niezawodne aplikacje sprzedażowe B2B

Systemy ERP, wykorzystywane wewnątrz organizacji, są już standardem w większości hurtowni. Nowością są wciąż natomiast internetowe systemy obsługi klienta biznesowego, czy po prostu platformy zamówień hurtowych online. Olbrzymi sukces sklepów internetowych w obszarze handlu detalicznego skłania do konstatacji, że rozwiązania te usprawnią również funkcjonowanie hurtowni. Tworzenie platformy hurtowej odbywa się na zasadach niemal identycznych z budowaniem sklepu detalicznego, z tym że sposób prezentacji towarów i obsługi klienta musi być przystosowany do potrzeb odbiorców biznesowych. Istotne jest także przygotowanie modułów wspierających transakcje tego typu (np. automatyzacja wystawiania faktur). Szukając odpowiedniej aplikacji B2B warto zwrócić uwagę na możliwość jej integracji z systemami, które już funkcjonują w przedsiębiorstwie. Mamy tu na myśli np. łatwe połączenie nowej platformy z wykorzystywanymi dotąd programami sprzedażowo-magazynowymi. Kolejną kwestią jest sposób prezentacji oferty klientom, a także dostarczenie im aplikacji możliwie przyjaznej i łatwej w obsłudze – wszystko to będzie wpływać na ich zadowolenie ze współpracy i zwiększać szanse na optymalizację koszyka pod względem ilości zamawianych produktów i całkowitej wartości zamówień. Nie mniej ważna jest prostota obsługi systemu z punktu widzenia administratora sklepu. Poszczególne moduły (w tym m.in. magazyn i zamówienia; płatności i dokumenty sprzedażowe; dane klientów) muszą być przejrzyste i czytelne, by interpretacja wszystkich informacji była łatwa i umożliwiała szybkie podejmowanie istotnych decyzji, jak ma to miejsce np. w platformie CS Store. Na sprawne zarządzanie hurtownią internetową wpływa oczywiście również automatyzacja. O ile to możliwe, procesy związane ze sprzedażą, fakturowaniem, a nawet ofertowaniem powinny przebiegać automatycznie, aby ograniczyć wysiłek człowieka, przyspieszyć obsługę transakcji, a jednocześnie zminimalizować ryzyko występowania błędów.