Zasady poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych to nie jest kwestia uznaniowa. Zasady, zgodnie z którymi księgi rachunkowe muszą być prowadzone, zostały jasno określone w obowiązujących przepisach Ustawy o rachunkowości. Ich nieprzestrzeganie naraża podmiot zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych na karę grzywny. O czym więc trzeba pamiętać, chcąc uniknąć tego typu dotkliwych konsekwencji?

Na wstępie warto zreasumować, co w księgach rachunkowych w ogóle powinno się znaleźć. Chodzi mianowicie o wszelkie operacje gospodarcze dokonane w związku z działalnością danego podmiotu. Stosowne zapisy dotyczące tego rodzaju zdarzeń to jednak za mało – potrzebne są jeszcze tzw. dowody księgowe, które potwierdzają ich zajście. Tutaj wyróżnić można zasadniczo trzy typy dokumentów:

• otrzymane od kontrahentów (zewnętrzne obce – o ile nie chodzi o zakupy obłożone podatkiem od towarów i usług czy skup metali nieżelaznych, można je w wyjątkowych sytuacjach zastąpić dowodami sporządzonymi przez osobę dokonującą podobnej operacji);
• kopie dokumentów, których oryginały są przekazywane kontrahentom (zewnętrzne własne);
• wewnętrzne.

Niezbędne składniki

Jak dowiadujemy się w krakowskim Biurze Rachunkowym mgr inż. Jolanty Krzyształowskiej, same zapisy księgowe muszą z kolei składać się co najmniej z następujących elementów:

• data dokonania operacji gospodarczej,
• rodzaj i numer adekwatnego dowodu księgowego (a także jego data, jeśli jest inna niż ta powyższa),
• opis operacji w postaci zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu, o ile kody lub skróty zostały pisemnie objaśnione,
• kwota operacji (jeśli w walucie obcej, to w sposób pozwalający na ustalenie tej kwoty w PLN),
• oznaczenie kont, których ona dotyczy.

Oczekiwania ustawodawcy

Ustawodawca nakłada na prowadzących księgi rachunkowe obowiązek prowadzenia ich rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Choć na pierwszy rzut oka wydawać się może, że można te pojęcia dość dowolnie interpretować, to należy pod nimi rozumieć całkiem konkretny tryb postępowania. Pochylmy się zatem teraz krótko nad każdym z tych terminów.

• Rzetelność oznacza po prostu prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z rzeczywistością.
• Bezbłędność polega z kolei na wprowadzeniu w sposób kompletny i poprawny wspomnianych dowodów księgowych kwalifikujących się do księgowania w danym miesiącu (z zachowaniem ciągłości zapisów). Chodzi też o bezbłędność stosowanych procedur obliczeniowych, czyli m.in. o zastosowanie systemu umożliwiającego łatwą identyfikację i odnajdowanie zapisów i dowodów (jak również ich łączenia), a więc także tworzenie sprawozdań finansowych oraz dokonywanie rozliczeń.
• Wiąże się to zresztą dość ściśle z dwoma pozostałymi kryteriami prowadzenia ksiąg rachunkowych. Te ostatnie są bieżące, kiedy rzeczone sprawozdania i rozliczenia da się sporządzić i przeprowadzić w określonym, obowiązującym prawnie daną jednostkę czasie (przy czym nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zaś ujęcie transakcji gotówkowych, czeków i weksli obcych oraz obrotu detalicznego i gastronomii powinno nastąpić w dniu ich dokonania).
• Sprawdzalność oznacza zaś prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób na tyle przejrzysty, by w każdym momencie możliwe było zweryfikowanie zarówno poprawności zapisów i sald, jak również działania użytych procedur obliczeniowych, niezależnie od tego, jakie techniki są wykorzystywane w przypadku konkretnego podmiotu.