Zasady administracji kadrowo-płacowej

Prowadzenie spraw kadrowo-płacowych w należyty sposób jest dla przedsiębiorcy istotne z wielu różnych punktów widzenia. Po pierwsze, wpływa na funkcjonowanie zespołu zatrudnionych osób, a więc również na efektywność firmy. Po drugie, ma niemałe znaczenie dla jej wizerunku zarówno w oczach potencjalnych pracowników, jak i pośrednio klientów bądź kontrahentów. Po trzecie zaś musi przebiegać w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.

W świetle regulacji to pracodawca odpowiada za ewentualne błędy i niedociągnięcia pracowników działu kadr w razie kontroli urzędu skarbowego bądź Państwowej Inspekcji Pracy czy audytów innego rodzaju. Wszelkie pomyłki zaś nietrudno wychwycić, jako że są one ewidencjonowane w teczkach osobowych, a te w każdej chwili powinno się móc sprawdzić.

Wizerunek pracodawcy

Bałagan w dziale kadrowo-płacowym przekłada się między innymi na nieprawidłowe naliczenie wynagrodzenia albo zaliczki podatkowej czy nieterminowe zgłoszenie ubezpieczenia, co może skutkować znaczącym obniżeniem motywacji pracowników. Prędzej czy później takie sprawy wychodzą na jaw, prezentując pracodawcę w bardzo niekorzystnym świetle. Klauzule umowne chroniące przed wyciekami informacji poza firmę nie mają przy tym większego zastosowania, jako że np. jawność regulaminu pracy, wynagrodzeń czy funkcjonowania świadczeń socjalnych jest wymagana ustawowo i jeśli zachodzą na tym polu jakiekolwiek niedociągnięcia, pracownik ma prawo je zgłaszać.

 – Prawidłowo prowadzona administracja płacowo-kadrowa stanowi zarazem podstawę do kształtowania relacji na osi pracodawca-pracownik, skutecznego zarządzania personelem i jego potencjałem – dodaje ekspert z katowickiego biura rachunkowego ASK-Finance.

Wymaga to nie tylko doskonałej znajomości obowiązujących przepisów, ale także zastosowania narzędzi i struktur adekwatnych do sposobu funkcjonowania danej organizacji.

Outsourcing kadrowo-płacowy

Niestety, nie każda firma może pozwolić sobie na zatrudnienie fachowca, dysponującego odpowiednimi kompetencjami i czasem potrzebnym do należytego prowadzenia spraw kadrowych. Wygodnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest zlecenie tego zewnętrznej firmie, która nie tylko zajmie się ewidencjonowaniem czasu pracy, urlopów i nieobecności pracowników, odbytych przez nich szkoleń oraz badań lekarskich, sporządzaniem list płac, różnego rodzaju rozliczeń i deklaracji, rozliczeniami z US i ZUS czy przygotowywaniem zestawień statystycznych, ale także będzie w stanie świadczyć usługi doradcze w wyżej wymienionym zakresie.