Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe (księgi handlowe, pełna księgowość) służą przechowywaniu informacji dotyczących majątku przedsiębiorstwa oraz wszystkich zachodzących w nim procesów gospodarczych. Dokładne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce opisuje Ustawa o rachunkowości. Przyjrzyjmy się najważniejszym regułom, których należy przestrzegać, prowadząc pełną księgowość.

Księgi handlowe przedsiębiorstwa należy prowadzić w języku polskim i w polskiej walucie, a dokumentowane zdarzenia gospodarcze przedstawiać w sposób systematyczny i chronologiczny. To jednak nie wszystkie zasady, obowiązujące podczas prowadzenia pełnej księgowości.

Zasady prowadzenia pełnej księgowości

Aby ewidencja księgowa spełniała wymogi opisane w Ustawie o rachunkowości, musi być prowadzona rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco – wymienia nasz rozmówca z ASK-Finance w Katowicach.

Rzetelność prowadzenia ksiąg handlowych oznacza, że wszystkie wprowadzone dane odzwierciedlają stan rzeczywisty; zapisy w księgach muszą być zgodne z prawdą. Zasada bezbłędności odwołuje się do poprawności i kompletności informacji wprowadzanych do ewidencji; zdarzenia muszą być odnotowywane w sposób ciągły, a wszelkie obliczenia dokonywane bezbłędnie. Księgi rachunkowe są sprawdzalne, jeżeli możliwa jest weryfikacja zawartych w nich zapisów, stanów sald i procedur obliczeniowych; oznacza to, że wszystkie zapisy powinny być odpowiednio udokumentowane. Bieżące prowadzenie księgowości nie dopuszcza powstawania opóźnień i zaległości, co pozwala na terminowe sporządzanie pozostałych sprawozdań.

Dowody księgowe – podstawa zapisu w ewidencji

Każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, musi być odnotowane w księdze rachunkowej w postaci zapisu. Z kolei każdy zapis w księdze musi być potwierdzony dowodem stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe dzielone są ze względu na jednostkę wystawiającą i przeznaczenie na: zewnętrzne obce, zewnętrzne własne i wewnętrzne.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej 6 składników: określenie rodzaju dowodu i nr identyfikacyjny, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis i wartość operacji, datę dokonania operacji i sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano bądź od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji.

W powyższym tekście poruszyliśmy zaledwie kilka podstawowych zagadnień związanych z prawidłowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Prowadzenie pełnej księgowości jest zadaniem trudnym i czasochłonnym, dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie tego obowiązku zewnętrznym biurom rachunkowym, co jest praktyką zgodną z obowiązującym prawem.