Księgowość uproszczona bez tajemnic

Dokumentowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych w prowadzonych księgach ułatwia zarządzanie przedsiębiorstwem oraz umożliwia rzetelne rozliczenia podatkowe. W przypadku firm, które wykonują działalność na mniejszą skalę, prowadzenie pełnej księgowości byłoby zbyt uciążliwe. Dlatego w niektórych przypadkach przedsiębiorcy mogą się zdecydować na prowadzenie księgowości uproszczonej.

Kto i kiedy może korzystać z księgowości uproszczonej?

Prowadzenie księgowości jest skomplikowane nie tylko ze względu na wciąż zmieniające się przepisy, ale także z powodu złożoności wszystkich procesów potrzebnych do właściwego rejestrowania każdego zdarzenia gospodarczego. Ustawa o rachunkowości, która precyzyjnie reguluje zasady, na jakich prowadzi się księgi, jest bardzo obszerna, a liczba koniecznych do sporządzania dokumentów bardzo duża. Składają się na nią zarówno zapisy prowadzone w księgach handlowych, jak i przygotowywane co roku sprawozdania w postaci bilansu oraz rachunku zysków i strat. W przypadku niektórych firm konieczne jest też prowadzenie audytów. Istnieje jednak możliwość uniknięcia tak rozbudowanych obowiązków i stosowania księgowości uproszczonej. Żeby móc skorzystać z tej formy, firma musi jednak spełniać określone warunki.

Pełna księgowość jest obowiązkowa dla wszystkich spółek prawa handlowego, zarówno kapitałowych, jak i osobowych. Muszą ją prowadzić przedsiębiorstwa działające w formie spółki akcyjnej i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne. Pozostałe podmioty, czyli osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne, jawne oraz partnerskie, o ile nie przekroczą w poprzednim roku obrachunkowym przychodów o równowartości 2 milionów euro, mogą zdecydować się na prowadzenie księgowości w formie uproszczonej – wyjaśnia pracownik Biura Usług Księgowych Duet, które specjalizuje się w obsłudze księgowej firm, fundacji i wspólnot mieszkaniowych.

Księgowość uproszczona może być prowadzona w dwóch formach. W przypadku większości firm będzie to księga przychodów i rozchodów (KPIR), a w przypadku osób rozliczających się podatkiem ryczałtowym będzie to ewidencja przychodów. Opodatkowanie ryczałtowe jest jednak możliwe wyłącznie w przypadku firm, których przychody nie przekroczyły w ubiegłym roku 250 tysięcy euro, a dodatkowym warunkiem jest prowadzenie działalności o ściśle określonym charakterze, m.in. handlowej, gastronomicznej czy budowlanej.

Jak wygląda księgowość uproszczona?

Prowadzenie księgowości w formie księgi przychodów i rozchodów wiąże się z dokonywaniem wpisów w postaci elektronicznej lub papierowej w zestawieniu, wykonanym według wzoru określonego w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Poza tym niezbędne jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz w przypadku, gdy firma jest podatnikiem VAT, także rejestru sprzedaży i zakupu VAT. Od 2020 roku nie jest już konieczne prowadzenie ewidencji wyposażenia.

Księga podatkowa powinna być zakładana na każdy kolejny rok obrachunkowy, od 1 stycznia. Jeśli przedsiębiorstwo rozpoczyna działalność w ciągu roku, księgę zakłada się w momencie rozpoczęcia działalności. Choć w przypadku prowadzenia księgowości uproszczonej nie ma wymogu formalnego, by obsługę księgi powierzyć biuru rachunkowemu, jest to najprostszym i najbardziej efektywnym rozwiązaniem, ze względu na zawiłość przepisów podatkowych i zakres potrzebnej wiedzy.

W księdze podatkowej muszą być zapisywane wszystkie przychody osiągane przez firmę, a także ponoszone koszty prowadzenia działalności. Znajdą się tu więc kwoty uzyskane ze sprzedaży towarów czy świadczenia usług, ale także środki otrzymane za sprzedaż środków trwałych czy elementów wyposażenia. Koszty ujmowane w księdze to wyłącznie wydatki ściśle związane z prowadzoną działalnością, będą to więc np. zakupy towarów, niezbędnego sprzętu czy wypłacane wynagrodzenia. Wszystkie operacje są księgowane na podstawie uzyskanych lub wystawionych dowodów księgowych: faktur, rachunków czy dowodów opłat.

Prowadzenie ewidencji przychodów na potrzeby rozliczeń podatku ryczałtowego jest jeszcze prostsze, ponieważ w takim przypadku nie ma konieczności dokumentowania ponoszonych kosztów. Przedsiębiorca rejestruje więc wyłączenie uzyskiwane przez siebie przychody ze sprzedaży lub świadczenia usług. W przypadku gdy firma jest aktywnym podatnikiem VAT, konieczne jest jednak również prowadzenie ewidencji zakupów i sprzedaży na potrzeby tego podatku.