Księga przychodów i rozchodów – jak i kiedy ją zakładać?

Założenie działalności gospodarczej wymaga dopełnienia wielu formalności. Należą do nich określenie opodatkowania, zgłoszenie się do ubezpieczenia w ZUS-ie oraz wybór ewidencji księgowej rozliczeń w firmie. Najczęściej wybieranym sposobem jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Jej zakładanie oraz prowadzenie wymaga przestrzegania kilku nadrzędnych reguł.

Co to jest księga przychodów i rozchodów?

Jest to sposób ewidencji księgowej, który służy do ujmowania operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Księguje się w niej różnego rodzaju przychody, zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych, koszty uboczne związane z zakupami, koszty prac badawczo-rozwojowych, a także wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Do prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów zobligowane są osoby fizyczne, które osiągnęły przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy. Ta ewidencja należy także do spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich. Księga przychodów i rozchodów prowadzona jest dla spółki, a nie dla każdego z jej wspólników. W szczególnych przypadkach, takich jak stan zdrowia czy wiek osoby prowadzącej działalność, podatnik może zostać zwolniony z jej prowadzenia.

Kiedy ją zakładać?

Przepisy dotyczące księgi przychodów i rozchodów zostały uregulowane w par. 10 rozporządzenia w sprawę prowadzenia KPiR. Zakłada się ją z dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności lub na dzień 1 stycznia. Księga funkcjonuje przez cały rok podatkowy, a więc maksymalnie do końca grudnia. Kolejny rok powinien rozpocząć się z następną księgą. Firma zobowiązana jest je przechowywać przez okres 5 lat. Założenia księgi nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego.

Elektroniczne prowadzenie księgi

Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w sposób elektroniczny. Jak tłumaczy ekspert z biura rachunkowego ABM Consulting w Łodzi:

Warunkiem uznania jej za prawidłową jest pisemne określenie szczegółowej instrukcji obsługi wykorzystywanego programu komputerowego, używanie programu zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz możliwość drukowania wszystkich danych, a także przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub modyfikacją.