Jednolity Plik Kontrolny a księgowość. Rola biura rachunkowego w nowym systemie kontroli podatników

Z dniem 1 lipca 2016 r. weszły w życie nowe zasady kontroli podatkowej. Aktualne przepisy stwarzają wymóg przekazywania szczegółowych danych podatkowych przez przedsiębiorców, wprost do organów kontroli skarbowej. Informacje powinny być generowanie w formie zbiorczego pliku, wysłanego w wersji elektronicznej – tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego. Nowe przepisy nie wpływają tylko na przedsiębiorców, ale też na biura rachunkowe, odpowiadające za swoich klientów przed Urzędem Skarbowym.

Od lipca bieżącego roku, obowiązek przekazywania danych podatkowych w formie JPK dotyczy wyłącznie największych przedsiębiorstw. Firmy małe i średnie zostaną nim objęte od 1 stycznia 2017 r., natomiast mikroprzedsiębiorstwa od 1 stycznia 2018 r. Jak wpływa to na biura rachunkowe i w jaki sposób mogą one wspierać swoich klientów w nowych zadaniach?

Aktualizacja oprogramowania

Pierwszym wielkim wyzwaniem, stojącym przed biurami rachunkowymi, jest zaopatrzenie się w aktualne oprogramowanie księgowe. Systemy powinny zostać zaktualizowane zgodnie z przepisami, umożliwiając swobodne generowanie i wysyłanie plików JPK. Oczywiście proces ten wymaga dodatkowych nakładów finansowych, niekiedy powiększonych o konieczność wymiany sprzętu komputerowego – tak, aby był on w stanie przetwarzać większe ilości danych.

Więcej pracy

Zmiany w przepisach nałożyły na księgowych dodatkowe obowiązki ewidencji VAT-u, w postaci osobnego księgowania każdej pozycji towarowej z faktur sprzedaży (w przypadku faktur zakupu, na razie z tej zasady zrezygnowano). Nowe regulacje oznaczają konieczność przepisywania setek pozycji towarowych, co bywa żmudne i czasochłonne. Biura nie dysponujące odpowiednimi aplikacjami do skanowania i odczytywania faktur, muszą wykonywać te czynności ręcznie. Słowem – ogrom pracy, wymagający w wielu przypadkach zatrudnienia dodatkowej liczby osób.

Uświadamianie klientów

Poleganie na usługach biura księgowego nie zwalnia klienta z obowiązku comiesięcznego raportowania ewidencji VAT w formie JPK do Urzędu Skarbowego – w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego dotyczy dana informacja. Klient musi zdawać sobie z tego sprawę, uzgadniając z biurem sposób dostarczania pliku. Zlekceważenie obowiązku przekazania ewidencji VAT może być potraktowane jako przestępstwo skarbowe, zagrożone karą grzywny od 10 do 120 stawek dziennych. Niezwykle ważna jest więc stała współpraca na linii klient-biuro, a także wypracowanie odpowiedniej strategii działania.

Co przyniesie przyszłość?

Nowa ustawa wciąż pozostawia wiele pytań i wątpliwości – zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Księgowi będą musieli rozwiązać jeszcze sporo problemów, które stawiają przed nimi aktualne procedury. W nowych realiach warto zaufać biurom rachunkowym, które trzymają rękę na pulsie i regularnie śledzą komunikaty, ogłaszane przez Ministerstwo Finansów. Takim biurem jest biuro rachunkowe E-Tax z Warszawy. Tylko dobra postawa księgowych pozwoli uniknąć nieporozumień i poważnych błędów formalnych. Z korzyścią dla biura, a przede wszystkim dla samego klienta.