Jak prowadzić księgi podatkowe?

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdej firmy – nie ma od tej reguły wyjątków, dotyczy ona wszystkich podmiotów, niezależnie od ich wielkości oraz branży, w której funkcjonują. Zadanie może to być realizowane na dwa sposoby – poprzez księgowość pełną lub księgowość uproszczoną. Na czym polega różnica między nimi, jak są one prowadzone, kto ma obowiązek korzystania z księgowości pełnej, a kto może pozostać przy wersji uproszczonej?

Księgowość pełna

Jak wskazuje jej nazwa, księgowość pełna stanowi kompleksowy system operacji, którego celem jest odtworzenie z maksymalną dokładnością sytuacji finansowej firmy. To oznacza konieczność rejestrowania dosłownie każdej aktywności finansowej firmy. Dzięki temu możliwe jest nie tylko obliczenie należnego podatku, ale też analiza finansów, co pozwala między innymi planować przyszłe inwestycje. Zgodnie z przepisami do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są spółki akcyjne, komandytowo-akcyjne oraz z ograniczoną odpowiedzialnością. Dodatkowo obowiązek prowadzenia pełnej księgowości spoczywa na spółkach jawnych, cywilnych i partnerskich oraz spółdzielniach, pod warunkiem jednak, że ich przychód netto w poprzednim roku podatkowym osiągnął minimum 5 milionów złotych netto. Nie oznacza to jednak, że księgowość pełna ograniczona jest wyłączone do tego typu podmiotów – na własne życzenie może prowadzić ją każda firma, spółka i osoba fizyczna, niezależnie od osiąganych przychodów. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie jej wymaga odpowiednich kwalifikacji, między innymi znajomości aktualnego prawa podatkowego, a także dużo szerszego zakresu narzędzi niż prosta księga przychodów i rozchodów. Dlatego duże firmy zazwyczaj zatrudniają do tego zadania własne działy księgowości – mniejsi przedsiębiorcy mogą korzystać z outsourcingu księgowości w zewnętrznych biur rachunkowych, takich jak biuro Bilans.

Księgowość uproszczona

To opcja dedykowana przede wszystkim małym i średnim firmom, które nie osiągnęły poziomu przychodów netto odpowiednio wysokiego, by musiały prowadzić księgowość pełną. Narzędziem niezbędnym do prowadzenia tego typu księgowości jest wspomniana Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), w której zapisywany są przychody i wydatki przedsiębiorstwa. Na tej podstawie obliczana jest wysokość podatku dochodowego. Księgowość uproszczona może być prowadzona za pomocą specjalnych programów komputerowych lub na papierze. Niezależnie od nośnika, prowadzenie księgowości w tej formie jest na tyle proste, że możemy poradzić sobie z tym zadaniem samodzielnie – jedyny wymóg to duża staranność i terminowość we wprowadzaniu danych. Niemniej prowadzenie takiej księgowości wciąż wymaga czasu, które wielu przedsiębiorców po prostu nie ma. Dlatego i w tym przypadku zalecanym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług biur rachunkowych – pociąga to za sobą co prawda dodatkowe koszty, które jednak są dość niewielkie w porównaniu do osiąganych dzięki temu rozwiązaniu korzyści.