Zasady przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych

Inwentaryzacja środków trwałych w przedsiębiorstwie dotyczy tych firm, które prowadzą swoją księgowość w formie ksiąg handlowych. Teoretycznie taką czynność powinno się przeprowadzać co roku, ale w praktyce często dochodzi do tego co cztery lata. Co warto wiedzieć o takim przedsięwzięciu? Jakie są zasady związane z inwentaryzacją środków trwałych w biznesie i jakie przepisy o tym mówią?

Inwentaryzacja środków trwałych – co to takiego ?

Inwentaryzacja środków trwałych to, innymi słowy, wyliczenie i określenie stanu ilościowego wszystkich środków trwałych przedsiębiorstwa, razem z ich weryfikacją w kontekście prowadzenia określonej działalności. Po takiej procedurze właściciel biznesu powinien dokładnie wiedzieć, jak wygląda faktyczny stan majątkowy firmy.

Podstawową jednostką ewidencyjną, która podlega inwentaryzacji środków trwałych, jest obiekt inwentarzowy. Pomocniczymi jednostkami są natomiast części dodatkowe i peryferyjne.

Szczegółowe wskazówki dotyczące inwentaryzacji środków trwałych są zawarte w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" oraz Ustawie o rachunkowości w art. 26 ust. 1.

Kiedy dokonuje się inwentaryzacji?

We wspomnianej ustawie o rachunkowości przewidziano różne terminy obowiązkowych inwentaryzacji dla różnych grup środków trwałych.

Zwykle środki trwałe należy inwentaryzować raz w roku, a konkretnie w ostatnim dniu roku obrotowego. Istnieją jednak pewne odstępstwa od tej zasady, na przykład w odniesieniu do nieruchomości zaliczonych do środków trwałych, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie oraz dóbr znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych. Wówczas stosuje się okres 4-letni.

Po co dokonuje się takiej inwentaryzacji?

Jest co najmniej kilka powodów, dla którego trzeba i warto dokonywać wspomnianej inwentaryzacji. Po pierwsze, chodzi o weryfikacje poprawności danych ewidencji księgowej poprzez porównanie jej ze stanem faktycznym. Na tej podstawie można dodatkowo dokonać ewentualnej korekty kosztów i przychodów.

Po drugie, chodzi o wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku. Wreszcie, jako trzeci powód, wymienia się ocenę przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych. Jest to baza pod opcjonalne wykonanie testów na trwałą utratę wartości.

Dwie metody inwentaryzacji

Inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się metodą weryfikacji lub metodą spisu z natury.

Ta pierwsza opiera się na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących konkretnych obiektów inwentarzowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisu w księgach oraz na ocenie rzeczywistej wartości tych obiektów – wyjaśnia specjalista z firmy Akint.

Tę technikę inwentaryzacji wykorzystuje się m.in. w przypadku gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów oraz środków trwałych w budowie lub trudnodostępnych (np. umiejscowione w ziemi).

Z kolei metoda spisu z natury to po prostu liczenie i dokonywanie pomiarów środków trwałych. Spisane z natury obiekty inwentarzowe wykazuje się w arkuszach spisowych.

O czym pamiętać przy inwentaryzacji?

Dana jednostka, a więc na przykład właściciel przedsiębiorstwa, musi ustalić takie procedury inwentaryzacyjne, które będą zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości. Powinien zatem uwzględniać liczbę obiektów i specyfikę jej środków trwałych.

Wszystkie przeprowadzone w trakcie inwentaryzacji czynności muszą być odpowiednio udokumentowane, a wszelkie zagadnienia związane z inwentaryzacją wymagają regulacji w formie instrukcji inwentaryzacyjnej.