Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to jedno z podstawowych narzędzi w księgowości przedsiębiorstw. W księdze odnotowuje się wszystkie bieżące zaszłości, czyli operacje gospodarcze w formie uproszczonej. Ewidencja w KPiR obejmuje więc firmowe przychody i wydatki oraz zakupy wraz z ich kosztami ubocznymi. Jakie zasady obowiązują przy prowadzeniu takiej ewidencji?

KPiR jest najpopularniejszą formą księgowości w przedsiębiorstwach z sektora MŚP. Ewidencja musi obejmować wszystkie przychody i koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, ponieważ właśnie na tej podstawie obliczana jest wysokość zobowiązania podatkowego.

Kiedy konieczne jest prowadzenie KPiR?

Każda firma, która rozlicza się z Urzędem Skarbowym na zasadach ogólnych lub podatku liniowego, zobowiązana jest do prowadzenie KPiR. Bez względu na to, czy przedsiębiorstwo funkcjonuje jako jednoosobowa działalność, czy spółka, konieczne jest ewidencjonowanie w księdze. Księgowość uproszczoną mogą prowadzić też podmioty, które w minionym roku podatkowym nie przekroczyły obrotów rzędu 200000 euro.

Niektórzy podatnicy zastanawiają się, czy istnieje możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR. Oczywiście zdarzają się takie sytuacje. Podstawą do zwolnienia może być ciężka choroba lub podeszły wiek podatnika. Jednak dla osób, które nie chcą samodzielnie prowadzić księgowości, zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym – podpowiada nasz rozmówca z Kancelarii Księgowo-Podatkowej Abacus w Warszawie.

Zasady prowadzenia KPiR

Księgę przychodów i rozchodów należy założyć w dniu rozpoczęcia działalności. W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo zmienia formę opodatkowania na zasady ogólne bądź podatek liniowy, nową ewidencję zakładamy pierwszego dnia nowego roku podatkowego. Tak jak każda ewidencja podatkowa, KPiR musi być prowadzona w rzetelny, jasny i przejrzysty sposób. Oznacza to, że każdy koszt i przychód powinien być wpisany do księgi w chwili jego poniesienia bądź uzyskania i udokumentowany dowodem zapłaty lub wystawioną fakturą czy paragonem. Ewidencja w KPiR przedstawiana jest w postaci tabeli, z oddzielnymi kolumnami dla przychodów i rozchodów. Pod koniec każdego miesiąca należy podsumować dokonane transakcje i na tej podstawie wyliczyć zobowiązanie podatkowe. Mówiąc o zasadach prowadzenia księgowości uproszczonej, należy wspomnieć o dodatkowych danych, które powinny się w niej znaleźć. Oprócz kosztów i przychodów działalności do KPiR wpisujemy także wartości z przeprowadzanych inwentaryzacji. Wartości te każdego roku stanowią pierwszą i ostatnią pozycję w ewidencji. W praktyce nie wszystkie transakcje i wpływy wpisujemy do ewidencji. KPiR nie ujmuje np. zaliczek na poczet przyszłych dostaw, otrzymanych dotacji oraz kosztów związanych z inwestycją w trakcie realizacji.