Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów, określana skrótem KPiR, służy ustaleniu dochodu, podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku, jaki firma jest zobowiązana zapłacić za dany rok podatkowy. W tej ewidencji rejestruje się wszystkie przychody przedsiębiorstwa oraz poniesione wydatki. Każdą operację gospodarczą, zwaną zaszłością, zapisuje się pojedynczo, od razu po jej zakończeniu. Jakie są zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Kto musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Pierwsza najważniejsza kwestia dotyczy podatników, którzy są zobowiązani prowadzić księgę przychodów i rozchodów. Kto do nich należy? Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek cywilnych, spółek jawnych i partnerskich, będących własnością osób fizycznych, których przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro po przeliczeniu na PLN (wg średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku). W 2018 roku limit przychodów wynosi 8 627 400 zł. Do prowadzenia KPiR możemy zatrudnić biuro księgowe, takie jak Biuro rachunkowe Ek Pro Exper, które przejmie odpowiedzialność za księgowość naszej firmy i dopilnuje składania zeznań podatkowych.

Forma prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w wersji papierowej lub elektronicznej. Wybierając drugą opcję, nie mamy obowiązku jej drukowania. Wersja elektroniczna jest też mniej czasochłonna i bardziej estetyczna. Aby prowadzić księgę KPiR w wersji elektronicznej, musimy:

• określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, który zdecydowaliśmy się wykorzystywać do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów,
• używać programu dającego możliwość bezzwłocznego wglądu w treść KPiR i wydruku danych w porządku chronologicznym,
• przechowywać dane na elektronicznych nośnikach i chronić je przed zniszczeniem/zniekształceniem/naruszeniem zasad ich przetwarzania/nieuprawnioną modyfikacją.

Podstawowe zasady prowadzenia KPiR

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów wymaga trzymania się kilku podstawowych zasad:

• Dokonywanie zapisów w języku polskim i w walucie polskiej.
• Dokonywanie zapisów w sposób czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów..
• Dokonywanie zapisów na bieżąco, co najmniej raz dziennie, na koniec dnia. Ważne – należy dokonać zapisów operacji gospodarczych nie później niż przed rozpoczęciem działalności w kolejnym dniu! Wyjątkiem jest zlecenie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zewnętrznym biurom rachunkowym – w takiej sytuacji można dokonywać zapisów w porządku chronologicznym nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
• Dokonywanie zapisów zgodnie z przepisami ujętymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Błędy formalne i nietrzymanie się norm prawnych oznacza prowadzenie księgi w sposób wadliwy i nierzetelny. W księdze nie można umieszczać zdarzeń, które w rzeczywistości nie zaistniały i kwot, które są inne, niż w rzeczywistości. Nie można też pomijać zdarzeń i obrotów z nimi związanych. Jeśli księga zostanie uznana za nierzetelną lub wadliwą, przedsiębiorca może otrzymać karę w postaci naliczenia większego podatku i wymierzenia grzywny. Nierzetelność traktuje się jako przestępstwo skarbowe, a wadliwość jako wykroczenie skarbowe.
• Dokonywanie zapisów na podstawie dowodów księgowych, czyli faktur i innych dokumentów stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej.
• Dokonywanie zapisów zgodnie z zaleceniami dokonywania wpisów w kolejnych 17 kolumnach księgi KPiR.