Zarządzanie budynkiem: zmiana Excel na ERP

Współczesne zarządzanie nieruchomością komercyjną, niezależnie od branży, nie musi być skomplikowane. Dzięki wdrożeniu i zastosowaniu systemów zarządzania firmą klasy ERP można nie tylko łatwiej gromadzić i analizować dane finansowe, rozliczać koszty przychodów i rozchodów oraz obsługiwać najemców poszczególnych nieruchomości, ale też ograniczyć ryzyko popełnienia błędów przy podejmowaniu konkretnych decyzji. Oto powody, dla których warto zamienić Excel na ERP do celów zarządzania nieruchomościami.

Postęp techniczny nieodwracalnie zmienił sposób zarządzania budynkami. Dziś do tego celu wykorzystuje się wyłącznie komputery i ich oprogramowanie. Jednym z takich wykorzystywanych do celu zarządzania programów jest MS Excel. Ma on sporo zalet, które można wykorzystać podczas zarządzania nieruchomościami komercyjnymi. Przede wszystkim Excel jest dobrym narzędziem analitycznym do oceny i monitorowania wskaźników finansowych, stopnia efektywności wykorzystania czy zużycia infrastruktury i majątku lub ogólnego cyklu funkcjonowania nieruchomości. W tej dziedzinie Excel wydaje się być niezastąpiony, problem jednak pojawia się, gdy przedsiębiorstwo jest właścicielem budynku, w którym funkcjonuje. Wykorzystuje ono wtedy więcej niż jeden system informatyczny do zarządzania poszczególnymi kwestiami swojej działalności: Excel do zarządzania budynkiem, oddzielny program do prowadzenia księgowości, jeszcze inny do zarządzania kadrami i płacami. Integracja tych danych w jednym miejscu pozwoli dać lepszy wgląd w całościowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Zwłaszcza, jeśli organizacja ma rozproszony charakter. Tu z pomocą przychodzi oprogramowanie klasy ERP do holistycznego stosowania w nieruchomościach typu centra handlowe, biurowce i inne budynki o charakterze komercyjnym. Jednym z dostarczycieli takich całościowych rozwiązań do zarządzania nieruchomościami jest spółka Redtulip Sotware. Oferuje ona przedsiębiorstwom oprogramowanie Soft4RealEstate do opisanych powyżej celów.

SOFT4REALESTATE: 7 powodów do zastąpienia Excela

Oto 7 okoliczności, w których przy zarządzaniu nieruchomością korzystniej jest wdrożyć SOFT4REALESTATE (system oparty na klasie ERP), niż pozostawać przy tradycyjnym arkuszu kalkulacyjnym. Po pierwsze, rozwój każdej firmy związany jest ze wzrostem liczby obowiązków jej pracowników lub z powiększeniem zakresu prac. Pracownicy zarządzający nieruchomością komercyjną w takich okolicznościach powinni mieć do minimum ograniczone czynności administracyjne, co zwiększy ich wydajność i ułatwi pracę. Powinni więc sprawniej kontrolować poszczególnych najemców, analizować dane z umów najmu określonych pomieszczeń, reagować na zgłoszenia najemców dotyczące awarii czy napraw, rozliczać szybciej faktury, tworzyć sprawniej raporty etc. Można to wszystko prowadzić w Excelu, lepiej jednak wdrożyć system kompatybilny z systemem ERP stosowanym w firmie zarządzającej. Wtedy wszystkie dane zostaną zgromadzone w jednym miejscu, będzie je łatwiej eksportować do zintegrowanych z systemem bazowym programów, analizować, rozliczać itd. Tu właśnie dobrze widać korzyści z wdrożenia SOFT4REALESTATE. Po drugie, stosując software wielopłaszczyznowo eliminuje się błąd zawężenia wiedzy i umiejętności do jednej tylko osoby lub niewielkiej grupy osób. Nie ma takiej możliwości stosując tylko Excel: trudno jest zastąpić nieobecnego pracownika, a do tego jego współpracownicy będą mieć własne arkusze zawierające tylko swoje dane. Brak jest w takiej sytuacji elastyczności oraz unifikacji danych, trudno jest zbierać je z poszczególnych arkuszy, analizować jednocześnie, prognozować dla całego budynku , rozliczać jednocześnie faktury wszystkich najemców itd. Mało tego, zarządca budynku może również z powodzeniem prowadzić takie działania dla swoich nieruchomości w różnych częściach miasta, w różnych miastach czy nawet krajach. Po trzecie, wdrożenie systemu, który łatwo się integruje z systemem zarządzającym firmą daje niesamowitą oszczędność czasu i elastyczność pod względem łatwości użytkowania oprogramowania. Wyklucza bowiem stosowanie różnych systemów jednocześnie i eliminuje konieczność eksportu danych pomiędzy nimi. Wszystkie czynności związane z zarządzaniem budynku mogą być prowadzone jednocześnie, przy pomocy niewielkiej liczby narzędzi i przez większą niż zazwyczaj grupę pracowników. Po czwarte, indywidualizacja stosowanych w Excelu narzędzi nie jest łatwa, wprowadzone zmiany trzeba śledzić w odniesieniu do wszystkich istniejących już danych i uważać, żeby nie utrudnić działania narzędzi funkcjonujących dobrze. Najlepiej więc używać oprogramowania, które umożliwia elastyczne wprowadzanie zmian, a do tego poszukać dostawcy software'u, który takie modyfikacje wprowadzi zamiast użytkownika. Po piąte, zarządzanie kilkoma obiektami o różnym charakterze przy pomocy tylko Excela wymaga od administratora dużej znajomości tematu; jednostki te będą zbierać dane, analizować je i raportować przy pomocy swoich własnych wersji arkusza. Zintegrowanie takich danych w jedną bazę jest ogromnym wyzwaniem i nie zawsze może skończyć się sukcesem. A do tego dochodzi wprowadzenie do zespołu zarządzającego nowych pracowników. Im mniej do nauki, tym szybciej dany pracownik osiągnie zdolność operacyjną. Po szóste, Excel ma ograniczone zdolności do przechowywania danych. Oczywiście, jest doskonałym narzędziem do prowadzenia bieżących działań, ale przy zwiększonej liczbie danych i konieczności ich analizy nie radzi sobie już tak dobrze. System klasy ERP pozwoli na bezproblemowe zebranie wszystkich niezbędnych danych, które następnie można już spokojnie przeanalizować przy pomocy Excela. Dużym ułatwieniem jest stosowanie programu typu ERP zintegrowanym z produktami Microsoft. Takim system jest SOFT4REALESTATE. Po siódme w końcu, dziś liczy się łatwość dostępu do danych. Współczesne zarządzanie przedsiębiorstwem, jego majątkiem i środkami wymaga dużej mobilności i dostępności pracowników. Oczywiście, dane z Excela można obejrzeć na tablecie czy smartfonie, najczęściej jednak nie da się ich edytować, a z pewnością nie jest to łatwe zadanie. Lepiej więc zaimplementować w firmie do obsługi nieruchomości program, do którego możliwy jest dostęp również przez przeglądarkę (w formule Software as a Service) lub który posiada aplikację do obsługi na urządzeniach mobilnych. Aplikacja zezwoli pracownikowi na dostęp do określonych i tylko jemu przydatnych danych i narzędzi, ale nie będzie posiadała pełnej funkcjonalności całego rozwiązania systemowego.