Wdrażanie kultury zarządzania portfelem projektów – PMO

Istnieje wiele metod opisujących zarządzanie projektami – jednak w dużych firmach, gdzie prowadzi się jednocześnie wiele projektów, potrzeba nowych rozwiązań. Nie wystarczy jedynie zarządzać danym projektem. Należy go jeszcze umieścić w szerszym kontekście, aby móc spojrzeć na realizowane projekty całościowo. Może się bowiem okazać, że nie wszystkie powinny zostać zrealizowane.

W przypadku prowadzenia jednocześnie wielu projektów warto spojrzeć na nie jako na całość. Istnieje wtedy możliwość bieżącego ewidencjonowania i aktualizowania statusów działań, a także nadzorowania osób odpowiedzialnych oraz organizowania zasobów współdzielonych. O wdrażaniu kultury zarządzania portfelem projektów opowie specjalista z firmy Nova Praxis.

Project Management Office – biuro projektów

Najważniejszą jednostką zajmującą się zarządzaniem portfelem projektów jest biuro projektów – mówi specjalista – Utworzenie takiej jednostki umożliwi sprawne katalogowanie, a także stały nadzór nad prowadzonymi projektami. Tym samym w razie potrzeby można wycofać te projekty, które mogą powodować ryzyko dla całej firmy lub są nieuzasadnione ekonomicznie.

Biuro projektów współpracuje zarówno z działem biznesowym, jak i z działem realizacji. Decyzje o uruchomieniu, zmianie statusu czy zakończeniu procesu, a także wszystkie związane z tym dokumenty są katalogowane i archiwizowane. Nie ma wówczas możliwości pojawienia się niekontrolowanych zleceń.

Istotnym zadaniem, które wykonuje biuro projektów, jest numerowanie powstających zleceń. Dzięki kodyfikacji projekt zostaje zarejestrowany, a jednocześnie jest to informacja, że można zacząć nad nim pracować. W biurze projektów znajdują się również najważniejsze atrybuty prowadzonych projektów, takie jak rodzaj, osoba odpowiedzialna, budżet, a także przypisana komórka biznesowa. Daje to możliwość bieżącego śledzenia cyklu życia projektów.

Korzyści z wdrożenia kultury zarządzania portfelem projektów

Dzięki utworzeniu komórki zajmującej się nadzorowaniem projektów możliwe jest utrzymanie kultury projektowej w organizacji. Tym samym możliwe jest pogłębianie świadomości projektów realizowanych w firmie, a także ich kosztów – dodaje specjalista.

Dzięki możliwości porównania projektów między sobą, a także możliwości porównania zakładanych szacunków z ostateczną realizacją, możliwe jest wprowadzenie zmian w szacunkach w przyszłych projektach. Pełna ewidencja czasu i kosztów pracy pozwala na oszacowanie ryzyka oraz przekłada się na wydajniejszą pracę. Jasne i przejrzyste zasady nie tylko pomagają w sprawniejszej realizacji projektów, ale również pozwalają na ograniczenie kosztów – a zatem korzyści odnoszą wszyscy.