W jakich okolicznościach i w jaki sposób można anulować hotelową rezerwację?

Nawet szczegółowo zaplanowany wyjazd może nie dojść do skutku z przyczyn losowych. W takiej sytuacji priorytetem jest odzyskanie już zrealizowanych płatności, a także uniknięcie ponoszenia dodatkowych kosztów. Problematyczne może okazać się pod tym względem anulowanie pobytu w hotelu. Niestety, nie zawsze można bezpłatnie zrezygnować z rezerwacji pokoju.

Anulowanie rezerwacji bezzwrotnej – tylko w drodze wyjątku

W każdym hotelu obowiązują indywidualnie ustalone zasady dotyczące odwoływania pobytu. Klienci chcący zrezygnować z noclegu, ponieważ przydarzył im się wypadek losowy, powinni przede wszystkim sprawdzić warunki swojej oferty, które są przekazywane na etapie rezerwowania pokoju. Najtrudniej anulować oferty bezzwrotne – niektóre hotele pozwalają na to jedynie w szczególnych przypadkach, inne wcale nie dopuszczają takiej opcji. Co ważne, wycofanie się z ofert bezzwrotnych – jeśli w ogóle jest możliwe – zwykle można zrealizować tylko w krótkim terminie, np. w ciągu doby od potwierdzenia rezerwacji. Z takiego rozwiązania najczęściej korzystają więc osoby, które zbyt pochopnie wybrały termin pobytu czy rodzaj pokoju. Natomiast zrezygnowanie w ostatniej chwili z noclegów w hotelu zarezerwowanych w ramach ofert bezzwrotnych zazwyczaj pociąga za sobą konieczność uregulowania dodatkowych opłat.

Zasady odwołania ofert elastycznych

Oferty elastyczne można odwołać bezkosztowo, lecz tylko w ściśle określonym terminie. Okres bezpłatnej anulacji różni się między obiektami. Czasami hotele zgadzają się na bezpłatne zrezygnowanie z pokoju nawet w dniu planowanego przyjazdu, nie jest to jednak regułą. Częściej goście mogą za darmo anulować pobyt np. do kilku dni przed przyjazdem, zdarza się również, że im bliżej pobytu, tym koszt jego odwołania może być wyższy. Szczegóły należy sprawdzić w warunkach rezerwacji lub zapytać o nie w recepcji. Niemniej, oferty z elastycznymi zasadami są bezpieczniejsze niż ich odpowiedniki bezzwrotne – umożliwiają wygodne zarządzanie rezerwacją, dzięki czemu w razie nagłej zmiany planów (np. problemów w pracy, choroby) można uchronić się przed koniecznością uiszczenia opłaty za anulację.

Jak zrezygnować z rezerwacji hotelowej?

Jeśli klient już wie, że nie da rady wykorzystać swojej rezerwacji, powinien jak najszybciej poinformować o tym recepcję. Pracownik Hotelu Amber z Gdańska wyjaśnia: 

Rezerwacje najlepiej odwołać w ten sam sposób, w jaki zostały złożone, np. za pośrednictwem dedykowanego serwisu, systemu rezerwacyjnego oferowanego przez hotel, za pomocą rozmowy telefonicznej. W razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości należy skontaktować się z recepcją albo działem obsługi klienta – ważne, by dopilnować wszystkich formalności związanych z anulowaniem rezerwacji i otrzymać potwierdzenie, że pobyt został odwołany zgodnie z regulaminem.

Błyskawiczna reakcja na niespodziewaną zmianę planów wyjazdowych zwiększa szansę na bezproblemowe odwołanie wyjazdu, nawet w przypadku bardziej kłopotliwych pod tym względem ofert bezzwrotnych. Szybkie poinformowanie recepcji i wyjaśnienie sprawy może doprowadzić do rozwiązania, które zadowoli obydwie strony, np. zmiany daty pobytu. Hotele zawsze dbają o zadowolenie swoich gości, jednak szukanie kompromisu wymaga sprawnej komunikacji i dobrej woli każdej ze stron – najgorsze, co może zrobić klient, to po prostu nie pojawić się w hotelu bez żadnego uprzedzenia.