Utylizacja dokumentów krok po kroku

W każdym przedsiębiorstwie wytwarzane są dokumenty – bardziej bądź mniej ważne. Wiele z nich zawiera dane poufne, które zgodnie z wymaganiami prawa w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji muszą być odpowiednio zabezpieczone. W związku z tym wiele osób decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnych firm świadczących usługi w tym zakresie. Jak proces ten przebiega krok po kroku?

Jak można zutylizować dokumenty firmowe?

Wiele przedsiębiorstw zwraca szczególną uwagę na działania w zakresie utylizacji dokumentów. Niestety część z nich nadal wierzy, że wyrzucenie ich do kosza załatwia sprawę. Jednak w dobie restrykcyjnych przepisów o ochronie danych osobowych to postępowanie może przysporzyć wiele kłopotów. Część pracowników decyduje się też na ich brakowanie za pomocą podarcia bądź przecięcia nożyczkami. Jest to „jakiś” sposób, aczkolwiek dość słaby, gdyż nie dość, że zabiera dużo czasu, to wiąże się z ryzykiem odczytania informacji przez osoby niepowołane. Możliwe jest także zatrudnienie w firmie pracownika, który zajmie się ich unicestwieniem, aczkolwiek przy wykorzystaniu tradycyjnych urządzeń i dużej produkcji dokumentów jest to proces niezwykle pracochłonny. Jest to także droższe rozwiązanie niż w przypadku skorzystania z usług firmy zajmującej się profesjonalną utylizacją dokumentów. Tacy specjaliści zajmują się bowiem brakowaniem nie tylko papierów, ale też płyt, dysków twardych i wszelkich innych nośników danych.

Jak przebiega proces utylizacji dokumentów?

Wybierając jednostkę zajmującą się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji, należy zwrócić uwagę na szczegóły jej oferty. Większość z nich proponuje utylizację danych za pomocą niszczarek przemysłowych, które pozwalają na jednoczesne wrzucanie dużej ilości materiałów – nawet do 500 kartek jednocześnie. Jedną z takich firm jest Document Eco Logistic – przedsiębiorstwo z odpowiednim doświadczeniem i zapleczem technicznym. Ważną rolę przy wyborze jednostki brakującej dane jest także poziom zapewnionego bezpieczeństwa. Im wyższy, tym lepiej.

Sam proces polega na przekazaniu dokumentów po wcześniejszym usunięciu spinaczy, zszywaczy, koszulek itp. elementów. Tak przygotowane elementy najczęściej pakowane są w worki i plombowane, po czym transportowane do miejsca, w którym zostaną przeprowadzone czynności związane z ich niszczeniem.  W momencie odbioru z siedziby firmy jest sporządzany protokół z numerami plomb i wagą dokumentów. Dość często jest on również przygotowywany po wykonaniu usługi. Firmy je świadczące decydują się także na monitoring całej procedury, co jest dla nich, ale też dla klienta dowodem transparentności działań.