Rozliczanie delegacji zagranicznej kierowców. Podstawowe informacje

Rozliczanie czasu pracy kierowców firm transportowych to ustawowy obowiązek pracodawcy – dotyczy to oczywiście również delegacji zagranicznych. Przygotowywana dokumentacja powinna być zgodna z normami prawnymi i uporządkowana, by mogła przejść przeprowadzane kontrole. W zamian za to o transport nie musi się martwić ani przewoźnik, ani kierowca, ani też klient korzystający z usług tego pierwszego. Na pierwszy rzut oka obowiązujące przepisy mogą wydawać się skomplikowane... i takie też są. Do tego stopnia, że w naszym artykule nie będziemy starać się przekonać Czytelników, by spróbowali uprościć ich interpretację na własną rękę, a jednak do tego, że warto skorzystać z pomocy branżowych fachowców, którzy specjalizują się w prowadzeniu i analizie czasu pracy kierowców w firmach transportowych.

Dieta w delegacji – nie taki diabeł straszny?

Czasy, kiedy kierowca dostawał konkretne wynagrodzenie za dotarcie z punktu A do punktu B, już dawno minęły bezpowrotnie. Dziś wygląda to zupełnie inaczej. W dużym uproszczeniu: wynagrodzenie kierowcy składa się z dwóch części – to podstawa wynagrodzenia oraz tzw. dieta kierowcy. Podstawę wynagrodzenia kierowca dostanie od rzetelnego pracodawcy nawet wtedy, jeśli z jakichś przyczyn w danym miesiącu nie pojedzie nigdzie. To jego bazowa pensja. Dieta kierowcy natomiast jest zależna od tego, ile godzin spędził on w podróży – można ją określić jako „jednostkę dodatkowego wynagrodzenia dla kierowcy”. Jednostka ta, jako dieta za dobę w podróży, została ustalona dla poszczególnych państw w załączniku do obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki społecznej. Teoretycznie dieta zagraniczna powinna zostać przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki pracownika, stąd wzięła się nazwa tejże jednostki. Kwestia diet ma się następująco:

• gdy podróż trwa do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety
• gdy podróż trwa 8-12 godzin – przysługuje 1/2 diety
• gdy podróż trwa ponad 12 godzin – pełna dieta.

Posiłki i ryczałt noclegowy i inne zawiłości przepisów prawnych

Delegacja zagraniczna kierowców to temat zawiły, bo poza kwestią diety w swoich kalkulacjach pracodawca musi uwzględnić jeszcze kilka aspektów, między innymi noclegi. Wróćmy jednak najpierw do diety: jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi pełne wyżywienie, za każdą dobę przysługuje 25% diety. Dieta może zostać także pomniejszona o wskazaną w przepisach wartość, gdy pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie kierowcy. I tak kolejno dieta zostaje pomniejszona o 15% w przypadku śniadania, 30% w przypadku obiadu, 30% w przypadku kolacji. Jak mówi nam przedstawiciel firmy Trans Expert z Bydgoszczy, pracodawca musi także zadbać o nocleg kierowcy, który wyrusza w delegację zagraniczną. Za nocleg kierowcy (o ile nie został on wcześniej opłacony przez firmę) przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, oczywiście w granicach ustalonego na ten cel limitu. Tę kwotę nazywamy ryczałtem noclegowym. Gdy kierowca nie przedstawi rachunku, przysługuje mu jedynie 25% ryczałtu noclegowego.

Teoretycznie sprawa może wydawać się prosta, jednak każdy, kto prowadzi firmę, doskonale wie, że w delegacji zagranicznej zdarzają się nieprzewidziane sytuacje. Rozliczanie delegacji zagranicznej kierowców najlepiej więc powierzyć firmie, która specjalizuje się w kompleksowym rozliczaniu czasu pracy kierowców. Pracownicy takiej firmy doskonale znają obowiązujące przepisy i śledzą pojawiające się w nich zmiany, dzięki fachowym systemom zarządzania prowadzą dokumentacje swoich klientów płynnie i profesjonalnie. Pomagają poradzić sobie w niejasnych, nieoczekiwanych sytuacjach. Dzięki temu firma transportowa ma pewność, że w dokumentacji nie pojawią się nieścisłości i żadna kontrola nie będzie stanowiła problemu.