Organizacja przeprowadzki biura. Etapy postępowania

Każda przeprowadzka jest inna, tylko poziom stresu pozostaje mniej więcej ten sam. Kto przenosił się więcej niż raz, doskonale wyczuwa, o czym mowa. Gdy rozpoczynamy całą operację, zazwyczaj okazuje się, że posiadamy więcej rzeczy, niż moglibyśmy sądzić. A ponadto, że są to w niemałej części przedmioty, o które w czasie transportu trzeba będzie wyjątkowo dobrze zadbać.

Nie inaczej sprawa wygląda, gdy pod lupę weźmiemy dowolnej wielkości firmę. Wiemy przecież, że efektywne wykonywanie zadań wymaga wsparcia urządzeń elektronicznych, ergonomicznych mebli, jak również wielu drobiazgów, których nazbiera się niemały stos. W takich miejscach w okresie relokacji dochodzi dodatkowo problem zachowania ciągłości pracy, okazujący się być wyjątkowo ciężkim kawałkiem chleba nawet dla doświadczonej kadry kierowniczej. Mimo wszystko sądzimy jednak, że istnieje sposób na sprawną przeprowadzkę biura. Zapraszamy niżej, gdzie postaramy się przystępnie omówić owy temat.

Czy potrzebujemy pomocy?

Jak powiedziała nam osoba współtworząca trójmiejską firmę Yellow Transport:

Należy zaznaczyć, że tak dużych przenosin nie zorganizujemy zupełnie sami – będzie nam do tego potrzebny odpowiedni partner. Oferta przedsiębiorstw wyspecjalizowanych w przekwaterowaniach jest dziś wyjątkowo bogata. Świadczone usługi spokojnie da się określić jako kompleksowe, gdyż w ich ramach liczyć można na demontaż i ponowne złożenie wyposażenia, dostarczenie mocnych opakowań, sprzątanie, jak również ubezpieczenie całej operacji.

Opracowanie szczegółowego planu

Gdy już nawiążemy współpracę ze znającą się na rzeczy firmą, przyjdzie pora na staranne opracowanie planu, w którym nie ma miejsca na żadne przeoczenia. Może zdarzyć się tak – zwłaszcza w przypadku przeprowadzki firm – że wszystkiego nie uda się przenieść za jednym razem. Zazwyczaj powinniśmy zarezerwować parę dni, pilnując by nie wypadły one w tak zwany gorący okres, lecz raczej były częścią tygodnia, w którym obowiązków będzie po prostu mniej. Późnej wciąż trzymajmy się rozkładu, pamiętając by w żadnym wypadku nie przekroczyć ostatecznego terminu zakończenia operacji.

Przepływ informacji

Przepływ informacji w przedsiębiorstwie to zawsze sprawa kluczowa, dlatego dajmy znać o naszych zamiarach pracownikom i to z odpowiednim wyprzedzeniem. Unikniemy w ten sposób chaosu – podwładni bowiem spokojnie wygospodarują sobie czas na pakowanie oraz pozbycie się rzeczy zbędnych, godząc to ze swoimi zwykłymi zajęciami. Dobrym pomysłem bez wątpienia okaże się wyznaczenie kilku wewnętrznych koordynatorów, mających oko na cały proces, odpowiedzialnych także za kontakt z firmą przewozową.

System pakowania

Skoro przeprowadzka to nie tylko opróżnienie do czysta opuszczanych pomieszczeń, lecz także staranne rozmieszczenie wszystkiego w nowym miejscu, ustalić wypada spójną metodę chowania wyposażenia. By uniknąć problemów z późniejszym odnalezieniem cennych dokumentów czy też innych niezbędnych przedmiotów, postarajmy się, by kartony zostały właściwie oznaczone i załadowane do samochodu według określonego systemu. Nie zaszkodzi nawet sporządzenie listy zabieranych rzeczy – w końcu chodzi o cenny dobytek przedsiębiorstwa. Oczywiście nim na dobre rozpoczną się przenosiny trzeba dokładnie zapoznać się z docelową siedzibą, rozpisując przy okazji przyszłe rozmieszczenie stanowisk.

Fachowe zabezpieczenie sprzętu

Porządnie zabezpieczyć należy przede wszystkim kosztowną elektronikę, wykorzystując do tego folię bąbelkową, kulki styropianowe, czy też dobrze się w tym sprawdzające stare gazety. Ciężkie pudła warto dodatkowo okleić od spodu, zyskując w ten sposób pewność, że podczas przenoszenia nic z nich nie wypadnie. Meblami zajmować powinni się tylko i wyłącznie profesjonaliści, którzy po latach praktyki wiedzą dokładnie, jak się z nimi obchodzić.

Znacznie profesjonalnej firmy przeprowadzkowej

Pomijając już wszystko inne, wiedzmy, że przy wyborze firmy przeprowadzkowej nie warto oszczędzać. Przy tak wielkim przedsięwzięciu logistycznym, wchodzi w grę jedynie skorzystanie z usług wykwalifikowanych osób. Współpraca z fachowcami nada całej operacji rozpędu, sprawiając, że wyda się ona raczej kolejnym satysfakcjonującym  obowiązkiem zawodowym, niż problemem nie do rozwiązania.