Organizacja podróży służbowej za granicę. Jak ją zaplanować od A do Z?

W dzisiejszych czasach – kiedy większość biznesów prowadzonych jest globalnie – podróże służbowe za granicę to niemal codzienność. Pozwalają wykorzystać maksymalnie potencjał pracowników, zdobyć wiedzę, a także klientów poza granicami kraju. Organizując wyjazd służbowy, warto jednak pamiętać o kilku istotnych kwestiach, aby przebiegł on bez zbędnego stresu i problemów.

Od czego zacząć planowanie podróży służbowej?

Planowanie podróży służbowej należy przede wszystkim rozpocząć od określenia celu, jaki zamierza się osiągnąć. Dzięki temu możliwe będzie stworzenie listy obowiązków i zadań do wykonania na wyjeździe. Z kolei taka lista pozwala uniknąć wszelkiego rodzaju nieporozumień oraz niedomówień, a także porządkuje przebieg podróży. Jeśli delegacja dotyczyć będzie pracownika, należy także pamiętać, aby poinformować go o planowanym wyjeździe z odpowiednim wyprzedzeniem.

Wybór środka transportu

Kolejnym krokiem jest wybór środka transportu. W przypadku delegacji zagranicznych najczęściej wybierane są podróże samolotem, ponieważ gwarantuje to o wiele większy komfort podróży, a także jej krótszy czas. Ponadto wbrew pozorom podróż służbowa samolotem nie musi być wcale droga.

Jak mówi przedstawiciel firmy CST Lotnicze z Krakowa, specjalizującej się w organizacji podróży służbowych:

-Wiele firm organizując zagraniczne podróże służbowe swoich pracowników, obawia się wysokich kosztów związanych z przelotem. Istnieje jednak łatwy sposób na ich skuteczne obniżenie, a jest nim korzystanie z promocji lotniczych. Co więcej, korzystanie z usług tanich linii lotniczych, które proponujemy także naszym klientom, jest również świetnym rozwiązaniem na znalezienie przelotu w dane miejsce w atrakcyjnej cenie, zwłaszcza jeśli w momencie wykupowania biletu decydujemy się także na przelot powrotny.

Wobec tego skorzystanie z usług profesjonalnych firm oferujących bilety low cost jest świetnym rozwiązaniem na zarezerwowanie środka transportu w trakcie organizacji podróży służbowej.

Komfortowy pobyt

Ostatnią kwestią, o jaką należy zadbać przy organizacji wyjazdu służbowego, jest miejsce noclegu. Wybierając hotel, najlepiej stawiać na taki, który znajduje się w dogodnej lokalizacji. W centrum, obok miejsca szkolenia lub konferencji, czy też w niedalekiej odległości od zagranicznej siedziby firmy. Pozwoli to bowiem zaoszczędzić czas dojazdów.

Ponadto należy także zwrócić uwagę, czy dany hotel umożliwia komfortową pracę w trakcie pobytu w nim. Idealne miejsce noclegu w trakcie delegacji powinno posiadać wobec tego darmowe Wi-Fi, zaaranżowane miejsce do pracy, gdzie można ustawić laptop lub rozłożyć dokumenty, a także możliwość zjedzenia posiłku na miejscu.

Podsumowując, organizując podróż służbową, należy mieć na uwadze wszystko to, co może zwiększyć efektywność pracy w trakcie wyjazdu, a także ułatwić wykonanie zaplanowanych zadań.