Najważniejsze zasady prowadzenia KPiR

Księga Przychodów i Rozchodów, czy inaczej: księgowość uproszczona, jest jedną z najpopularniejszych, jak i najłatwiejszych form prowadzenia ewidencji w firmie. Wybierają ją osoby rozliczające się na zasadach ogólnych lub liniowo. To bardzo popularny sposób, szczególnie w przypadku małych przedsiębiorstw. Jak zatem należy prowadzić KPiR i kto dokładnie może to robić?

Jakie warunki trzeba spełniać, aby móc prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Niestety nie każdy podatnik ma możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości. Ten przywilej dotyczy m.in.:

• osób fizycznych, które osiągnęły przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i wybrały formę opodatkowania ogólną lub liniową,
• spółek jawnych, spółek fizycznych lub partnerskich.

Przychód netto ze sprzedaży towarów i usług nie może wynosić więcej niż 2 mln euro za poprzedni rok obrotowy. Jeżeli ten limit zostanie przekroczony, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości.

Księga Przychodów i Rozchodów – jak należy ją prowadzić?

KPiR powinna być przede wszystkim spójna. Sprzedaż musi być ewidencjonowana w taki sposób, aby każdy kolejny produkt zawierał informacje dotyczące kolejnego numeru, datę, kiedy przychód został uzyskany, a także konkretną jego kwotę. Tak samo powinno traktować się wydatki. Wszystkie niezbędne zapisy w KPiR powstają po zakończeniu każdego dnia roboczego. Porządek powinien być chronologiczny – na podstawie dowodów księgowych, a więc głównie faktur i rachunków. Każde zdarzenie koniecznie musi posiadać swój numer porządkowy i informacje takie jak:

• dane klienta,
• data transakcji,
• numer dowodu księgowego,
• opis transakcji.

– Zapisy w KPiR powinny być prowadzone w języku polskim i z uwzględnieniem polskiej waluty. Dodatkowo muszą być staranne, czytelne, trwałe oraz rzetelne – tłumaczy przedstawiciel firmy K2TAX.

Obecnie nie trzeba prowadzić księgi przychodów i rozchodów na piśmie. Istnieją na rynku nowoczesne programy online. Dostęp do nich możliwy jest niemal z każdego urządzenia, a więc z komputera, tabletu czy telefonu, które posiadają połączenie z Internetem. Przy wyborze odpowiedniego oprogramowania koniecznie trzeba zwrócić uwagę na to, czy program aktualizuje się samoczynnie. Prowadzenie KPiR, choć uznawane jest za proste, może bywać problematyczne pod kątem czasu, który trzeba na nią poświęcić. To dlatego bardzo często korzysta się z usług biura rachunkowego.

Każda firma powinna mieć pod siebie indywidualnie dobrany sposób rozliczania podatkowego. Księga Przychodów i Rozchodów nie zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem, ale na pewno jednym z prostszych. Aby zdobyć odpowiednią wiedzę, warto znaleźć specjalistę w dziedzinie usług księgowych.