Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Według badań The Institute of Financial Operations, nawet 95% informacji biznesowych nadal jest przechowywanych na papierze. Wiąże się to z potrzebą ich odpowiedniego przetwarzania i segregacji, co nie zawsze jest łatwe. Rozwiązanie na szczęście okazuje się proste i przystępne. Digitalizacja dokumentów to must-have dla organizacji, które chcą ułatwić sobie pracę i zaoszczędzić czas.

Dużo dokumentów, mało zasobów – problem papierowych umów

Rosnąca ilość danych biznesowych sprawia, że dokumenty w tradycyjnej formie papierowej mogą okazać się przytłaczającym problemem, zarówno dla małych, jak i dużych firm. Skuteczne przechowywanie, porządkowanie oraz operowanie danymi jest jednym z wielu zadań, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy. To właśnie wspomniana digitalizacja staje się technologicznym rozwiązaniem, które powinny rozważyć współczesne firmy. Co to dokładnie jest i czemu coraz więcej firm decyduje się podjąć kroki w kierunku digitalizacji dokumentów?

Digitalizacja (lub inaczej cyfryzacja) dokumentów to, mówiąc najprościej, proces polegający na przenoszeniu dokumentów fizycznych na nośniki cyfrowe. Najpopularniejszą metodą digitalizacji jest skanowanie dokumentów do formatu .pdf. Obok skanowania możemy wymienić także technikę OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), czyli przekształcanie plików graficznych na tekstowe za pomocą programów rozpoznających tekst. Technika pozwala między innymi wyszukiwać odpowiednie pliki za pomocą kodów kreskowych lub konkretnym charakterze pisma. Dzięki optycznemu rozpoznawaniu znaków kilka kliknięć wystarczy do przesyłania firmowych dokumentów między poszczególnymi osobami w sieci. Cyfryzacja danych to także łatwiejszy sposób na ich klasyfikowanie, dzięki możliwości kategoryzowania ich w sieci. Decyzja o przeniesieniu dokumentów do sieci lub na dysk komputera pozwala stworzyć w firmie wirtualne środowisko, które zastąpi skomplikowane kartoteki oraz wielkie, biurowe szafy pełne segregatorów.

Łatwiej, szybciej, sprawniej – zalety rozwiązania

Segregacja, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów w formie fizycznej wymaga od firm dużej ilości czasu oraz zasobów. Cyfrowe archiwa, stworzone dzięki rozwiązaniom oferowanym przez Scan Centre, pozwalają te zasoby odzyskać. Mowa tutaj o skróceniu czasu procesów związanych z przetwarzaniem umów o 50% – jak wynika z danych „Improving and automating business operations through information management – a benchmarking survey”.

Istotną kwestią bez wątpienia jest bezpieczeństwo dokumentów. Wszelkie dane, przechowywane w wersji cyfrowej, są zdecydowanie mniej narażone na zniszczenie. Nawet w przypadku pożaru lub zalania biura, dane w chmurze pozostaną nietknięte.  Przedsiębiorstwo skorzysta także w kwestii zaoszczędzonej powierzchni oraz redukcji kosztów materiałów. Najważniejszą zaletą cyfrowego archiwum jest oczywiście natychmiastowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Nie musimy się martwić o zostawioną w biurze, priorytetową umowę do podpisania. Jej skan pobierzemy w ciągu paru sekund, siedząc wygodnie w domowym zaciszu.

 Aby mieć pewność, że digitalizacja dokumentów zakończy się sukcesem i przedsiębiorstwo będzie mogło korzystać ze wszystkich jej zalet, usługę warto powierzyć specjalistom.