Kto musi prowadzić pełną księgowość?

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji działań gospodarczych. Jest to możliwe na dwa sposoby: za pomocą księgowości uproszczonej lub pełnej. Niektóre firmy mogą wybrać, czy bardziej opłacalne jest prowadzenie KPiR lub rozliczanie się ryczałtem, inne zaś są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Kto musi prowadzić pełną księgowość? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu bliżej.

Firmy, które są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości

Do prowadzenia pełnej księgowości od momentu rozpoczęcia działalności, są zobowiązane spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowo-akcyjne oraz spółki komandytowe. Obowiązek ten dotyczy również jednostek, które działają na podstawie przepisów prawa bankowego, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, o obrocie papierami wartościowymi, o funduszach inwestycyjnych, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, a także przepisów o organizacji funduszy emerytalnych. Warto dodać, że we wszystkich przypadkach prowadzenie pełnej księgowości jest obowiązkiem niezależnie od dochodów danego przedsiębiorstwa.

Pełną księgowość muszą prowadzić również gminy, powiaty województwa oraz ich związki,  oddziały i przedstawicielstwa firm zagranicznych działających na terenie Polski, a także inne jednostki wymienione w Ustawie o rachunkowości.

Pełna księgowość dla firm o przychodach powyżej 2 milionów euro

Niektóre jednostki są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości od momentu rozpoczęcia działalności. Inne, kiedy zostaną spełnione warunki określone w ustawie. W przypadku spółek cywilnych, spółek jawnych, spółek partnerskich oraz osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, przejście na pełną księgowość jest konieczne, jeśli przychody netto za poprzedni rok obrotowy przekroczą w przeliczeniu na złotówki 2 000 000 euro. Warto dodać, że pod uwagę brany jest kurs NBP z pierwszego dnia roboczego października.

To ważne, aby na bieżąco monitorować wysokość przychodów, zwłaszcza w ostatnim kwartale roku. Jeśli na dzień 31 grudnia danego roku wysokość przychodów przekroczy wspomniane 2 miliony euro, od 1 stycznia kolejnego roku przedsiębiorca będzie zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości – dodaje specjalista z biura rachunkowego Heureza z Rumi. – Wiąże się to z koniecznością sporządzenia spisu z natury, a także jego wyceny. Konieczne jest również sporządzenie inwentarza, który będzie stanowił podstawę do przygotowania bilansu otwarcia. Najpóźniej do 15 stycznia należy otworzyć księgi rachunkowe, a więc pełną księgowość.

Dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości

Firmy, które nie zostały wymienione w Ustawie o rachunkowości jako te, które są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, mogą się na nią zdecydować dobrowolnie. Choć jest to zdecydowanie bardziej skomplikowana forma prowadzenia księgowości niż księgowość uproszczona, niesie ze sobą więcej możliwości. Jest to bardzo szczegółowa forma ewidencjonowania działań gospodarczych, a więc w największym stopniu umożliwia zachowanie kontroli oraz analizy wydatków, kosztów oraz źródeł przychodu. Łatwiej jest planować inwestycje, a także dostrzec szansę na zwiększenie zysków.

Jednocześnie pełna księgowość ułatwia zapanowanie nad ściągalnością faktur, dzięki temu, że księgowane są również kasa oraz bank firmy. Wówczas pilnowanie stanu zobowiązań oraz należności leży po stronie biura rachunkowego.

Obowiązki związane z prowadzeniem pełnej księgowości

Wszystkie przedsiębiorstwa, które rozliczają się poprzez pełną księgowość, zobowiązane są do przygotowania sprawozdania finansowego. Sprawozdanie to przygotowuje się w ściśle określonej formie elektronicznej. Musi być ono sporządzone w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, następne kroki zależą od formy prowadzenia działalności. Spółki mają kolejne 3 miesiące na jego zatwierdzenie i 14 dni na złożenie w formie elektronicznej do krajowego rejestru sądowego, natomiast osoby fizyczne miesiąc na wysyłkę – również w formie elektronicznej – do urzędu skarbowego.   Dzięki sprawozdaniu finansowemu można ocenić stan przedsiębiorstwa, co może mieć znaczenie dla właściciela firmy, osób zarządzających lub potencjalnych inwestorów. W połączeniu z księgami rachunkowymi sprawozdanie daje najpełniejszy obraz kondycji przedsiębiorstwa: majątku, inwestycji, należności, zobowiązań, przychodów, kosztów oraz wyników finansowych.

Warto również dodać, że przedsiębiorca, który zdecyduje się prowadzić pełną księgowość poza siedzibą przedsiębiorstwa, ma obowiązek zgłosić miejsce, w którym przechowywane będą księgi rachunkowe do odpowiedniego urzędu skarbowego, w terminie 15 dni. Księgi rachunkowe muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin opłacenia podatku. Oczywiście księgi rachunkowe, jak każda inna forma rozliczeń, muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Dlatego warto powierzyć prowadzenie pełnej księgowości biuru rachunkowemu – wówczas będziemy mieć pewność, że księgi będą prowadzone właściwie.