Koszty uzyskania przychodu – co można do nich zaliczyć, prowadząc działalność gospodarczą?

Aby uzyskać przychód, przedsiębiorca musi ponosić pewne wydatki związane choćby z zakupem ważnych materiałów umożliwiających pracownikom działanie. Przepisy w polskim prawie nie podają, jak wysokie mogą być, ale za to uwzględniają, co podczas prowadzenia działalności gospodarczej nie powinno należeć do kosztów uzyskania przychodu. Co wobec tego powinno się do nich zaliczać, a co nie?

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Według Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu uznaje się wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródeł. Zliczając je, należy kierować się nie tylko przepisami, ale również rozsądkiem.

Co można, a czego nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu?

W ustawie niestety nie znajduje się konkretny wykaz tego, co można uznać za koszt uzyskania przychodu. Natomiast wiadomo, czego nie można do nich zaliczyć. Są to wydatki związane m.in. z:

• ulepszaniem środków trwałych,

• podatkami dochodowymi,

• podatkami od spadków oraz darowizn,

• grzywnami i karami pieniężnymi,

• kosztami reprezentacji (m.in. usługi gastronomiczne czy zakup żywności).

Zanim wpisze się konkretne wydatki do Księgi Przychodów i Rozchodów, najlepiej sprawdzić, czy są one uwzględnione w ustawie. To zaoszczędzi problemów, które mogą wyniknąć w momencie rozliczania firmy, a także kiedy zaistnieją kontrole. Jeżeli chodzi o standardowe koszty ponoszone przez przedsiębiorców, można do nich zaliczyć choćby opłaty za media, zakup sprzętu, podróże służbowe czy paliwo.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?

Na pytanie: jak dokumentować koszty uzyskania przychodu, można prosto odpowiedzieć: od sprzedawcy należy uzyskać odpowiedni dokument, czyli m.in.:

• fakturę,

• rachunek,

• dowód zapłaty za przejazd autostradą,

• dowód na opłatę pocztową,

• rachunki i dokumenty celne,

• umowę,

• bilet z numerem NIP sprzedawcy.

To Rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów określa, jakie dokładnie powinny to być dokumenty. W razie wątpliwości, zawsze można tam spojrzeć. – Takie materiały koniecznie powinny być w języku polskim. Inne wymaganie to czytelna i zrozumiała treść. Kiedy rachunek został wystawiony w obcej walucie, przedsiębiorca musi przeliczyć kwotę na złotówki – tłumaczy przedstawiciel firmy Compo System zajmującej się doradztwem rachunkowym w Łodzi.

Rozliczanie się z kosztów uzyskania przychodów i rozchodów może być ciężkie dla kogoś, kto nigdy tego nie robił, dlatego w razie problemów zawsze można zgłosić się do osób, które zajmują się tym na co dzień. Warto jednak przy okazji dowiedzieć się, na czym polegają poszczególne komponenty prawne – to pomoże kontrolować działalność firmy.