Kogo dotyczy i jak powinien być prowadzony rejestr VAT?

Obowiązek prowadzenia rejestru VAT dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Ewidencja VAT jest niezbędna do poprawnego rozliczenia firmy z fiskusem. Od 2018 roku rejestry te prowadzone są w formie elektronicznej, podatnicy VAT zobowiązani są również do wysyłania co miesiąc raportu w formie pliku JPK_VAT.

Cel prowadzenia rejestru VAT

Prawidłowo prowadzona ewidencja, czyli rejestr sprzedaży i zakupów jest potrzebna do sporządzenia deklaracji VAT. Część dotycząca sprzedaży jest podstawą do wyliczenia kwot podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, natomiast ewidencja zakupów służy określeniu podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym. Dane zawarte w ewidencji VAT są również wykorzystywane do przygotowania Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT. 

Co zawiera rejestr VAT?

Nie ma znormalizowanego wzoru ewidencji VAT, ale obowiązujące przepisy wskazują, jakie informacje musi ona zawierać:

• przedmiot opodatkowania,
• podstawę opodatkowania,
• wysokość kwoty podatku należnego,
• wysokość korekt podatku należnego,
• wysokość kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego,
• wysokość korekt podatku naliczonego,
• kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
• inne dane służące do identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer NIP lub numer służący do identyfikacji podatnika.

(Ustawa z dnia 11 marca 2004 r od podatku od towarów i usług)

W rejestrze VAT nieuwzględniane są wydatki zwolnione z podatku, czynności nieopodatkowane oraz takie, od których podatku nie można odliczyć. Do wpisów do rejestru niezbędne są takie dokumenty jak: faktury, raporty z kas fiskalnych, paragony czy dokumentacja celna.

Rejestry a podatnicy zwolnieni z VAT

Jak wyjaśnia nasz ekspert z biura rachunkowego PIMAG: firmy, których działalność jest objęta zwolnieniem z podatku VAT, nie muszą też prowadzić tego rodzaju ewidencji. Natomiast ci przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku VAT ze względu na limit sprzedaży, objęci są obowiązkiem prowadzenia uproszczonej ewidencji uwzględniającej każdy dzień.

Zawiera ona zwykle daty transakcji i wartości sprzedaży, jak również dodatkowe informacje. Prawidłowo prowadzony i regularnie uzupełniany rejestr VAT pozwala na bieżąco weryfikować, czy firma nie przekroczyła progu dochodów, który uprawnia do prowadzenia działalności nierejestrowej.     

Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT

W ramach usprawnienia rozliczania podatków i prewencji oszustw związanych z wyłudzaniem VAT-u wprowadzony został obowiązek prowadzenia deklaracji VAT w formie elektronicznej oraz comiesięcznego przekazywania również w takiej formie pliku JPK_VAT.  Od stycznia 2018 roku zobowiązane są do tego wszystkie przedsiębiorstwa działające na terenie naszego kraju. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów w pliku JPK powinny być zawarte takie informacje jak: 

• data sprzedaży,
• data wystawienia,
• numer dokumentu,
• nazwa i adres nabywcy,
• kwota netto,
• kwota podatku należnego
• nazwa i adres wystawcy,
• numer faktury,
• kwota netto,
• kwota podatku naliczonego.

(https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk)

W oparciu o przepisy ustawy Ordynacja podatkowa oraz Kodeksu karnego skarbowego na przedsiębiorstwa niestosujące się do wyżej wymienionych nakazów związanych z deklaracjami VAT i wysyłką JPK_VAT może zostać nałożona kara porządkowa bądź kara grzywny.