Jakie szafy najlepiej nadają się do archiwizacji dokumentów?

Mimo tego, że coraz większa część dokumentacji jest sporządzana tylko w formie elektronicznej, wciąż niezbędne jest przechowywanie wielu dokumentów papierowych. Ich gromadzenie oraz zapewnienie im odpowiedniej do zawartości i charakteru ochrony wymaga używania właściwie przystosowanych do tego celu szaf. W grę może wchodzić ochrona danych osobowych lub konieczność dochowania tajemnicy służbowej.

Jakie rodzaje dokumentów podlegają najczęściej ochronie?

Potrzeba odpowiedniego zabezpieczenia archiwizowanych dokumentów wiąże się najczęściej z koniecznością dochowania tajemnicy wynikającej z działania służb państwowych lub organów administracji publicznej, a także funkcjonowania przedsiębiorstw. W przypadku firm zwykle będą to dane dotyczące sytuacji finansowej, zawieranych kontraktów, a także planowanych działań – strategii rozwoju, akcji marketingowych czy inwestycji. Ochronie podlegają też m.in. dane o sprzedaży, dokumentacja produktów i informacje o klientach firmy. Wiele obowiązków związanych z archiwizacją dokumentów nakładają także przepisy wynikające z dyrektywy o RODO. Obligują one do stworzenia procedur obiegu i ochrony danych, rejestrowania informacji i takiej ich obsługi, która wyeliminuje ryzyko wycieku. Wiąże się to m.in. z potrzebą zapewnienia fizycznej ochrony przechowywanych dokumentów – m.in. wyposażenia firmy w szafy z odpowiednimi zamknięciami oraz zabezpieczania kluczy. W większości sytuacji najlepszym wyborem będą metalowe szafy do archiwizacji dokumentów. W Warszawie najlepszą ofertę przedstawia firma Besa24, będąca dostawcą mebli metalowych do wyposażania biur i archiwów.

Jakie szafy do archiwizacji dokumentów będą odpowiednie?

Szafy do archiwizowania dokumentów muszą zapewniać łatwy dostęp do przechowywanych materiałów, ale przede wszystkim powinny gwarantować ich pełne bezpieczeństwo. Liczyć się będzie odpowiedni poziom zabezpieczenia przeciwpożarowego, przy czym w grę wchodzi nie tylko ochrona przed ogniem i wysoką temperaturą, ale także odporność na używane środki gaśnicze. Ponadto potrzebne będzie wyposażenie szaf w atestowane zamki w zależności od koniecznego w danym przypadku stopnia bezpieczeństwa. W przypadku dokumentów z klauzulą poufne niezbędna będzie klasa bezpieczeństwa A, dla klauzuli tajne szafa musi mieć klasę D, a w przypadku klauzuli ściśle tajne powinna to być klasa C. Szafy metalowe do archiwizacji dokumentów można znaleźć w ofercie firmy Besa24, która jest dostawcą mebli metalowych, specjalizującym się w sprzedaży regałów, szaf na akta oraz szafek socjalnych.