Jak długo kancelarie notarialne przechowują akty notarialne?

Po sporządzeniu aktu notarialnego przez notariusza, strony umowy otrzymują jego wypisy – które mają taką samą moc prawną jak oryginał. Akt notarialny jest natomiast przechowywany najpierw w kancelarii notarialnej, a następnie w archiwum Sądu Rejonowego. Dzięki temu nawet po zagubieniu kopii można uzyskać kolejny wypis. Jak długo kancelarie przechowują akty notarialne?

Termin przechowywania aktów notarialnych w siedzibie kancelarii

Sporządzony akt notarialny zostaje przeczytany, a następnie podpisany przez notariusza oraz strony, które brały udział w czynności notarialnej. Dokument w oryginale nigdy nie zostaje wydany stronom – przechowuje się go w kancelarii notarialnej przez kolejne 10 lat lub do momentu, kiedy notariusz zaprzestanie prowadzenia działalności. Oryginał aktu notarialnego zawsze znajduje się u notariusza, który go sporządził. Dlatego w przypadku, kiedy potrzebny jest nam wypis, należy podejść do kancelarii notarialnej, w której podpisywany był akt notarialny.

To rozwiązanie bezpieczne dla wszystkich stron – ponieważ w przypadku zagubienia lub zniszczenia wypisu, możliwe jest zgłoszenie się do notariusza po kolejny. Co ważne, każdy wypis ma moc prawną oryginału, ponieważ jest opatrzony podpisem i pieczęcią notariusza, a jeśli zawiera więcej niż jedną stronę, każdy arkusz jest ponumerowany, połączony, spojony pieczęcią i zaparafowany. Wypis może więc stanowić np. podstawę wpisu w księdze wieczystej.

Gdzie należy szukać aktów notarialnych zawartych wiele lat temu?

Po upływie 10 lat od momentu sporządzenia aktu notarialnego lub z chwilą zaprzestania działalności, akty notarialne zostają przekazane do Wydziału Ksiąg Wieczystych właściwego Sądu Rejonowego. W przypadku aktów sporządzonych np. w Kancelarii Notarialnej oryginały zostają przekazane do Sądu Rejonowego w Rzeszowie. Wówczas, aby uzyskać wypis, należy złożyć podanie o wydanie wypisu z aktu notarialnego. Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, wypis aktu notarialnego zostanie sporządzony, podpisany przez sędziego oraz wydany.

O uzyskanie wypisu, zarówno u notariusza, jak i w sądzie, mogą ubiegać się strony, następcy prawni lub osoby, dla których zastrzeżono w akcie taką możliwość. W wyjątkowych sytuacjach wypis mogą otrzymać także inne osoby: na podstawie zgody stron aktu notarialnego lub prawomocnego postanowienia sądu okręgowego, właściwego dla siedziby kancelarii. W drugim przypadku niezbędne jest jednak wykazanie interesu prawnego, dla którego posiadanie wypisu jest niezbędne.