Drukarka w firmie - dzierżawa czy kupno?

Prowadzenie własnej firmy nie należy do tanich spraw. Nie każdy przedsiębiorca może być świadomy dodatkowych kosztów, np. za wynajem lokum czy sprzęty biurowe. Coraz więcej osób decyduje się na dzierżawę lub leasing drukarek i kserokopiarek, dzięki czemu właściciele mogą przeznaczyć więcej funduszy na rozwój firmy i nowe inwestycje. Jakie są wady i zalety dzierżawy?

Jak odbywa się dzierżawa drukarek?

Wynajem drukarek wymaga bardzo mało formalności. Przedsiębiorca wybiera nowoczesny sprzęt biurowy i decyduje, w jakim okresie zamierza go wypożyczać. Opłata obejmuje też wysokiej jakości materiały eksploatacyjne (tonery i tusze do drukarek atramentowych), a urządzenia są objęte opieką serwisową (w razie usterek właściciel firmy oddaje drukarkę w ręce profesjonalistów). Najczęściej wybierana jest usługa abonamentowa, wyliczana na podstawie comiesięcznych wydruków. 

Inną opcją jest plan płatności z pakietem darmowych kopii. W tym wypadku opłata miesięczna jest znacznie bardziej przewidywalna.

Na czym polega leasing drukarki?

Leasing drukarki opiera się na korzystaniu z urządzeń za stałą miesięczną opłatę, stanowiącą mały procent ich wartości (niektórzy określiliby ją jako raty). Umowa została zawarta na określony okres, często też wymagana jest kaucja – opłata początkowa. Znaczącą różnicą między dzierżawą a leasingiem stanowi sposób zaopatrzenia w pozostałe materiały eksploatacyjne. Druga opcja wiąże się z ich samodzielnym kupowaniem i dostarczaniem przez przedsiębiorców. Właściciele firm nie powinni też liczyć na tak szczegółowy i dopracowany serwis, jak w przypadku dzierżawionego sprzętu.

Zalety dzierżawy

Wynajem drukarek i innych urządzeń biurowych wiąże się przede wszystkim ze znikomymi formalnościami. Nikt nie ustala spłacania konkretnych rat, wystarczy jedynie szybka i stała opłata abonamentowa z rozliczeniem za wykonane wydruki. Przedsiębiorcy nie muszą się martwić o ciągłe dostarczenie materiałów eksploatacyjnych – zajmuje się tym dzierżawca. Po zakończeniu okresu wynajmu można również wykupić drukarkę na własność.

Dzierżawa jest znacznie bardziej opłacalna niż kupno sprzętu. W przypadku zakupionego sprzętu właściciel firmy ponosi za niego wszelką odpowiedzialność – sam finansuje drogie naprawy, zakupuje potrzebne materiały. Jeżeli drukarka będzie w naprawie, nie otrzyma zapasowej. Firma wynajmującazadba o drukarkę, która sprawnie zastąpi sprzęt podczas niedyspozycji pierwotnego urządzenia, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie mogło pracować bez przestojów – mówi ekspert z firmy GED.

Ponadto jednorazowy zakup drukarki jest sporym wydatkiem. Opcja dzierżawy plasuje się znacznie niżej – wystarczy uiścić pojedynczą ratę oraz opłatę za materiały eksploatacyjne. Nie trzeba od razu wykładać wysokich kwot, co jest przydatne szczególnie w przypadku początkujących przedsiębiorstw.