Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów to jeden ze sposobów na prowadzenie dokumentacji księgowej dotyczącej wykonywanej działalności gospodarczej, a także podstawa do naliczania podatku dochodowego. Choć księga należy do uproszczonych form księgowości, to skomplikowane przepisy podatkowe określające zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów skłaniają, żeby także w jej przypadku skorzystać z oferty doświadczonego biura księgowego.

Kto i kiedy musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Prowadzenie księgowości pozwala na gromadzenie danych o wszystkich zdarzeniach gospodarczych. Dzięki informacjom dotyczącym uzyskiwanych przychodów oraz ponoszonych kosztów można łatwo ustalić wysokość zobowiązania podatkowego, a także zebrać informacje potrzebne do zarządzania przedsiębiorstwem. Zgodnie z obwiązującymi przepisami księgowość może być prowadzona zarówno w formie pełnej, jak i uproszczonej. Księgowość pełna oznacza dokonywanie zapisów na zasadach zawartych w Ustawie o rachunkowości, a zatem opracowanie planu kont, a następnie prowadzeniu księgi głównej, gdzie zapisuje się wszystkie transakcje, jak również księgi pomocniczej, do której trafiają rozliczenia środków trwałych, wynagrodzenia czy rozliczeniami z kontrahentami. Poza nimi przy pełnej księgowości prowadzi się też dziennik, gdzie w porządku chronologicznym rejestruje się wszystkie zdarzenia gospodarcze, ale również inwentarz będący zestawieniem aktywów i pasywów oraz zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej, jak również sald kont ksiąg pomocniczych – wyjaśnia specjalistka z firmy Obrachowani Biuro Obrachunkowe Wn-Ma, która zajmuje się doradztwem podatkowym i księgowością.

Księgowość uproszczona wiąże się ze znacznym ograniczeniem obowiązków ciążących na prowadzącym księgi. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, a także uzyskiwanych przychodów podatnik może korzystać z Ewidencji przychodów przy podatku zryczałtowanym albo Podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPIR), jeżeli jest opodatkowany na zasadach ogólnych albo rozlicza się, korzystając z możliwości wyboru stawki liniowej. Warto jednak pamiętać, że możliwość korzystania z księgowości uproszczonej zależy od wielkości osiąganego przychodu, a także od formy prawnej.

Firmy, które są spółkami prawa handlowego, a zatem działają jako spółki kapitałowe – akcyjne albo z ograniczoną odpowiedzialnością, jak również spółki osobowe – komandytowe i komandytowo-akcyjne mają obowiązek prowadzenia księgowości pełnej. Pozostałe podmioty gospodarcze, a więc osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie mogą prowadzić księgowość uproszczoną w formie PKPIR, o ile ich przychody w poprzednim roku obrachunkowym nie przekroczyły równowartości 2 milionów euro przeliczonych na złote. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to obowiązkowe i nawet mimo nieprzekroczenia tej kwoty firmy te mogą zdecydować się na księgowość pełną.

Jak wygląda prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to narzędzie służące do zapisywania wszystkich zdarzeń gospodarczych w bardzo uproszczonej postaci. Prowadzi się ją w formie określonej przez rozporządzenie ministra finansów w postaci papierowej, a zatem ponumerowanych, zbroszurowanych kart zawierających określone we wzorze rubryki albo w postaci pliku elektronicznego. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów może być też realizowane przy użyciu specjalnego oprogramowania księgowego. Księgę zakłada się w każdym kolejnym roku kalendarzowym, a wszystkie zapisy w niej dokonywane są kolejno numerowane. W przypadku, gdy księga jest prowadzona w wersji papierowej każdy miesiąc zamyka się, podsumowując stronę, a następny zaczynając od kolejnej.

W Podatkowej księdze przychodów i rozchodów poszczególne zdarzenia są umieszczane w kolejności chronologicznej, a kwoty otrzymywane lub wydatkowane są wpisywane w odpowiednich rubrykach. Przy każdym zapisie należy podać dane kontrahenta, z którym została zawarta transakcja, a także krótki jej opis. Do księgi trafiają zarówno kwoty związane z uzyskanym przychodem, a więc dokonanej sprzedaży towarów, usług czy zbycia środków trwałych lub wyposażenia, jak i ponoszone wydatki, w tym wypłacane wynagrodzenia, oraz pozostałe wydatki. W oddzielnej rubryce są umieszczane kwoty wydatkowane na zakupy towarów handlowych oraz związane z tym uboczne koszty zakupu.

Wszystkie zapisy dokonywane w Księdze powinny być uzupełniane na bieżąco albo przed rozpoczęciem działalności w kolejnym dniu. Zgodnie z przepisami dokumentacja musi być prowadzona rzetelnie, czyli w sposób, który odzwierciedla wszystkie zachodzące zdarzenia oraz niewadliwie, co oznacza brak błędów i nieścisłości.

Prowadzenie PKPIR łączy się z koniecznością prowadzenia dodatkowych ewidencji. Do najważniejszych należy ewidencja środków trwałych. Są w niej umieszczane wszystkie kupowane składniki majątku trwałego firmy, jeżeli ich wartość przekracza 10 tysięcy złotych netto, a przewidywany czas wykorzystywania wynosi przynajmniej rok. Ewidencja to również miejsce, w którym znajdują się zapisy związane z odpisami amortyzacyjnymi zaliczanymi do kosztów uzyskania przychodów.

Trzeba zdawać sobie sprawę, że choć prowadzenie KPIR jest uproszczoną formą księgowości, to podatnik poza dokonywaniem w niej systematycznych zapisów, jest również zobowiązany do rozliczania podatku dochodowego. Obliczenie należności z tego tytułu wymaga pomniejszenia swego przychodu o koszty jego uzyskania. Warto jednak pamiętać, że o tym, czy dany wydatek może być uznany za koszt, nie decyduje sam fakt ujęcia go w księdze, a jego charakter określony zgodnie z zapisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ze względu na skomplikowanie zasad zaliczania wydatków do kosztów, a także konieczność uwzględniania w nich różnych dodatkowych kwot, np. składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia księgi doświadczonemu biuru księgowemu.