Czy powierzenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej jest dobrym pomysłem?

Niezależnie od tego, czy prowadzimy biznes na ogromną skalę, czy też jesteśmy po prostu samozatrudnieni, przepisy nakazują, byśmy prowadzili w odpowiedni sposób dokumentację, rozliczali się z ZUS i US oraz spełniali szereg innych podobnych obowiązków. Jeśli mamy do tego dryg, a poza tym sporo czasu, możemy robić to sami. Możemy też zlecić to zewnętrznej firmie. Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z tego rozwiązania. Czy to jednak aby na pewno najlepsza droga?

Wiele wskazuje na to, że owszem. Nawet duże firmy, które mogą pozwolić sobie na zatrudnienie księgowego na etat, decydują się powierzyć prowadzenie księgowości specjalistom na zewnątrz. W praktyce chyba tylko wielkie, dysponujące całymi działami rachunkowymi korporacje nie ryzykują przestojami związanymi z nieobecnością którejś z pracujących tam osób – z pewnością znajdzie się ktoś, kto ją zastąpi. Pojedynczy etatowy księgowy zaś może w bardzo niekorzystnym z punktu widzenia naszej działalności momencie na przykład rozchorować się, pójść na urlop czy nawet złożyć wypowiedzenie.

Odpowiedzialność

Jeśli zlecamy prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu, ten problem zostaje rozwiązany podobnie jak w przypadku wspomnianej korporacji. Podpisujemy bowiem umowę z firmą, a nie osobą, i zamówiona przez nas usługa po prostu musi zostać dostarczona. Gdyby zaś wykonano ją w jakkolwiek nienależyty sposób, wszelkie ewentualne koszty przez nas poniesione zostaną pokryte z obowiązkowo wykupionej przez biuro rachunkowe polisy OC. Tymczasem pracownik etatowy w podobnym przypadku odpowiada tylko w zakresie trzykrotności pobieranej przez siebie pensji, co nie zawsze stanowi zadowalającą rekompensatę…

Wiedza i doświadczenie

Ryzyko nieprawidłowości jest zresztą w przypadku powierzenia naszych spraw księgowych firmie zewnętrznej stosunkowo nieduże. Wynika to stąd, że jej pracownicy nie tylko są zawsze na bieżąco z przepisami prawa podatkowego i innymi regulacjami, ale też z ich ogólnej wiedzy i doświadczenia. Jak bowiem potwierdza przedstawiciel warszawskiego biura rachunkowego Sigma – mają wgląd w funkcjonowanie wielu branż i zetknęli się z rozmaitymi przypadkami. Może się to zresztą okazać dla nas w kluczowych chwilach nieocenione, na przykład gdy podejmujemy ważne decyzje strategiczne.

Kłopot z głowy

Zlecenie prowadzenia księgowości na zewnątrz jest dobrym pomysłem wreszcie z tego powodu, że przy wszystkich powyższych zaletach jest to rozwiązanie po prostu korzystne ekonomicznie. Zajmując się finansami firmy samodzielnie, poświęcamy na to czas, który moglibyśmy przeznaczyć na rozwój i zwiększanie przychodów naszego przedsiębiorstwa. Zatrudniając zaś księgowego, musimy się liczyć nie tylko z wypłacaniem mu wynagrodzenia i odprowadzaniem składem społecznych, ale też wyposażeniem jego stanowiska pracy w komputer i specjalistyczne oprogramowanie, a także stałym zapewnianiem mu dostępu do fachowej literatury i szkoleń, by trzymał rękę na pulsie, jeśli chodzi o zmiany w przepisach. Gdy współpracujemy z biurem rachunkowym, nie musimy się tym wszystkim kłopotać.