Biuro wirtualne - co to takiego?

W dzisiejszych czasach wiele firm, które jak dotąd działały stacjonarnie, przenosi się do Internetu. Praca zdalna jest znacznie częściej spotykana, nierzadko dlatego, że stała się koniecznością. W związku z tym pojawiła się usługa wirtualnego biura, sprawdzająca się szczególnie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. Na czym konkretnie polega ta możliwość? Czym jest biuro wirtualne?

Trudne początki nowej firmy

Jak wiadomo, początki z reguły nie są łatwe. Dotyczy to również zakładania własnej działalności. Otwieranie firmy wiąże się z kosztami, które na początku często trudno pokryć, dlatego tym bardziej warto je zredukować. Może w tym pomóc między innymi skorzystanie z usługi wirtualnego biura.

Czym jest biuro wirtualne?

Każda firma musi być zarejestrowana pod konkretnym adresem. Czasem jednak nie ma potrzeby wynajmowania lub zakupu własnego lokalu, zatrudniania pracowników itd. Można skorzystać z usługi biura wirtualnego, czyli zdobycia adresu do zarejestrowania firmy, bez konieczności posiadania stałego miejsca pracy. Taka opcja pozwoli zlikwidować koszty związane z utrzymaniem własnego biura.

Biuro wirtualne – adres czy coś jeszcze?

Działalność firm oferujących usługę biura wirtualnego nie kończy się na zapewnieniu adresu do rejestracji działalności. Często można skorzystać również z innych świadczeń. Firmy takie jak biuro rachunkowe EFEKT oferują także obsługę księgową oraz kadrowo-płacową, ewidencję podatkową czy rozliczanie z ZUS. Wirtualne biura zapewniają też indywidualne numery telefoniczne, obsługę skrzynki mailowej, zajmowanie się faksami, przechowywanie dokumentów, wyrabianie wizytówek i pieczątek oraz wsparcie prawne i informatyczne. Często istnieje możliwość wynajęcia sali w przypadku spotkania biznesowego.

Szczególnie istotnym aspektem jest kwestia korespondencji pocztowej. Listy i przesyłki są dostarczane pod oficjalny adres firmy, a klient jest o tym informowany telefonicznie lub mailowo. Czasem korespondencja na życzenie klienta może być zeskanowana i przesłana do adresata. Jest to szczególnie istotne w przypadku listów poleconych, które w wirtualnym biurze na pewno zostaną odebrane, a nie odesłane z powrotem do nadawcy. Rozważ tę opcję, jeśli nie chcesz przyjmować korespondencji służbowej na swój prywatny adres zamieszkania.

Wynajem biura wirtualnego – na co uważać?

Prowadzenie wirtualnego biura to odpowiedzialność, dlatego warto korzystać z usług sprawdzonej firmy o dobrej opinii. Jest to szczególnie ważne pod względem korespondencji, dobrze mieć pewność, że zostanie ona przekazana na czas. Poza tym, zmiana adresu biura wirtualnego to dodatkowy koszt, dlatego warto mieć pewność, że umowa z firmą będzie obowiązywała przez dłuższy okres.