Bezpieczeństwo danych w firmie - szafy na akta osobowe

W każdej firmie niezależnie od tego, jak jest duża i ilu pracowników zatrudnia, przechowywane są poufne dane. Są to dane samego personelu, ale także kontrahentów, różne umowy, faktury oraz rozliczenia. Dlatego właściciele firm powinni zadbać o to, aby chronić taką dokumentację przed osobami trzecimi. W tym celu należy postawić na odpowiednie wyposażenie, do którego należą specjalne szafy na akta osobowe.

Dlaczego należy tak dużą uwagę poświęcić przechowywaniu danych w firmie?

Odpowiednie przechowywanie firmowych danych jest kwestią rozsądnego podejścia do kwestii bezpieczeństwa jej właściciela. Jednak obowiązek ten jest regulowany również przez przepisy. Za niestosowanie się do uwzględnionych w nich wytycznych grożą wysokie kary finansowe.

Na właścicielu firmy ciąży obowiązek takiego zabezpieczenia danych, aby nie wpadły one w niepożądane ręce. Ponadto sytuacja, kiedy na światło dzienne wypłynęłyby wszystkie informacje o firmie – o jej transakcjach, rachunkach i zawartych umowach – jest bardzo niekorzystna z punktu widzenia przedsiębiorcy.

Dokumentacja zawierająca jakiekolwiek dane osobowe nie może znajdować się w widocznym miejscu. Musi ona zostać zamknięta w szafie z zamkiem, do której dostęp będą mieli tylko upoważnieni pracownicy.

„Właściwe przechowywanie danych powinno wynikać z chęci podporządkowania się przepisom, ale także z poczucia odpowiedzialności. Informacje, które wydostaną się poza firmę, mogą być wykorzystane przeciwko niej. Do przechowywania danych osobowych świetnie sprawdzają się niezwykle wytrzymałe szafy metalowe wyposażone w specjalne zamki” – mówi ekspert z firmy Konsmetal24.

Przechowywanie danych w szafach na akta osobowe

W szafach na akta osobowe znajdują się dokumenty klasyfikowane jako niejawne. Mogą być one opatrzone klauzulą „poufne”, „tajne” lub „ściśle tajne”. Odpowiednie modele tego wyposażenia do biur są dedykowane do konkretnego rodzaju dokumentów.

Szafy metalowe są projektowane i wykonywane zgodnie z restrykcyjnymi normami. Dzięki temu ich wykorzystywanie w biurze to gwarancja najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Ponadto są one wyposażone w solidne zamki – kluczowe, szyfrowe lub elektroniczne – opatrzone stosowną klasą.

W związku z tym, że metalowe szafy to meble do przechowywania, ich wnętrze musi być optymalnie zagospodarowane. Znajdują się w nich półki ułatwiające archiwizowanie dokumentów z danymi osobowymi.

Szafy mogą różnić się między sobą wielkością. Ich funkcjonalność i dodatkowe wyposażenie można dopasować pod kątem potrzeb danej firmy.