Aspekty prawne w Polsce dotyczące faktur elektronicznych. Faktury w chmurze

Pierwsze próby dostosowania krajowych przepisów dotyczących faktur elektronicznych do norm unijnych nie były udane. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur w praktyce blokowało rozpowszechnienie cyfrowej obsługi faktur. Obecnie sytuacja wygląda inaczej.

Faktury elektroniczne w świetle prawa

Wspomniane we wstępie rozporządzenie Ministra Finansów i jego kolejne wersje utrudniały przedsiębiorcom korzystanie z faktur elektronicznych. Cyfrowe dokumenty sprzedażowe podlegały restrykcyjnym procedurom zabezpieczającym, których stosowanie było kosztowne, a przez to dla wielu firm niedostępne. Przepisy te zostały uchylone, a wszystkie regulacje dotyczące korzystania z faktur elektronicznych zawarte są w ustawie o podatku od towarów i usług.

Aktualna ustawa o VAT nie stawia wyraźnej granicy między fakturami papierowymi i cyfrowymi. Przeciwnie, dokumenty w obu formach traktuje na równi, co wynika z ustawowej definicji faktury jako „dokumentu w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierającego dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Pojęcie faktury elektronicznej zostało doprecyzowane i oznacza „fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”. Jednocześnie nie istnieje przepis, który zakazywałby cyfrowej archiwizacji faktur otrzymanych w formie papierowej, czy nakazywałby przechowywanie faktur w fizycznej postaci. 

Przechowywanie faktur zgodnie z ustawą o VAT

Podatnicy wystawiający i otrzymujący fakturę VAT są zobowiązani do prowadzenia ewidencji i przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem podatkowym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112). Faktury muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie, zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność (art. 112a). Właściwy sposób przechowywania faktur, zgodny z ww. wymogami, określa podatnik (art. 106m). Innymi słowy, to przedsiębiorca decyduje, czy ewidencja podatkowa w jego firmie będzie prowadzona w sposób tradycyjny, czy z wykorzystaniem systemów elektronicznych, np. w chmurze.

Przechowywanie faktur w chmurze jest wygodną i tanią alternatywą dla prowadzenia tradycyjnych ewidencji papierowych, ale też archiwizowania dokumentów na serwerach. W przeciwieństwie do takich magazynów danych, korzystając z chmury przedsiębiorca nie musi troszczyć się o wolną pamięć. Proponowany przez E.VOLUTION system d.3 cloud storage pozwala szybko przenieść do chmury faktury elektroniczne, ale także umieścić w niej zdigitalizowane faktury otrzymane w tradycyjnej formie. Wykorzystanie chmury do przechowywania faktur nie stoi w sprzeczności z przepisami prawa polskiego ani unijnego, a jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo ewidencji oraz łatwe poruszanie się w jej zasobach.